Exemple d’acta de reunió

Les actes de la reunió no són només un full d’enganys del que es va dir a la reunió de personal de la setmana passada. Els actes poden ser documents legals formals que representen l'acció oficial del consell d'administració d'una empresa o del lideratge d'una entitat governamental. Com que els minuts són el registre oficial de l’activitat empresarial i governamental, val la pena desenvolupar-los eficaçment. Si escriviu manualment notes en paper, pot ser útil si teniu un formulari preimprès per poder posar la informació adequada on vagi. També podeu crear un formulari informàtic si porteu el portàtil o el portàtil electrònic per utilitzar-lo durant la reunió.

Informació de capçalera

L’acta inclou una capçalera de la data i el lloc de la reunió. La capçalera registra qui hi era present i qui tenia una absència excusada, i normalment identifica la persona que va exercir com a president de la reunió i secretari de registre. Les reunions que tenen lloc simultàniament en diversos llocs (per exemple, mitjançant videoconferència) solen registrar l’assistència en funció de la ubicació.

EXEMPLE:

Acta de la reunió del consell d’administració de la companyia A-1 el 4 de maig de 2017 Sala del consell executiu, edifici de la seu centralRobert Johnson, president i Kyle McGregor, secretari de gravacióPresent: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Material introductori

Normalment, l’acta comença amb l’hora exacta en què el president va convocar la reunió per ordenar. En la majoria de les reunions, els primers punts de l'ordre del dia inclouen presentacions, comentaris del president i l'aprovació de l'acta de la reunió anterior. Captureu els punts principals que s’ofereixen durant les declaracions de l’oficial. Si els membres ofereixen esmenes a l'acta de la reunió anterior, anoteu els canvis amb precisió.

EXEMPLE:

Johnson va convocar la reunió a l'ordre de 14:46. Després de presentacions informals, Johnson va anunciar que el seu gat va néixer recentment amb sis gatets. Sobre la moció de la Sra. Hawthorne, l’acta de la reunió de juliol es va adoptar per consentiment unànime amb l’excepció que la paraula "camió" del paràgraf 15 es troba afectada i substituïda per la paraula "semi tractor".

Programa de consentiment

Tot i que cada reunió té una estructura diferent, les reunions formals, especialment per als grups governamentals, normalment comencen amb una "agenda de consentiment", que és poc més que una sèrie d'informes i declaracions que no requereixen votació. L’agenda de consentiment sovint inclou correspondència, informes dels comitès i altre material només d’informació.

Anoteu els punts principals per a cada tema discutit durant l'agenda de consentiment, identificant el tema de la conversa i els comentaris importants que ofereixen els membres durant la discussió oberta.

EXEMPLE:

La senyora Smith va llegir al registre una carta de XYZ Manufacturing Company datada el 4 de novembre. La carta elogiava la professionalitat de la divisió de transports a l’hora d’accelerar el lliurament de productes de gran perfil. El senyor Pérez, en nom de la divisió de transports, va dir que XYZ va fer un treball excel·lent en proporcionar instruccions detallades sobre la ruta.

Agenda empresarial

L’agenda empresarial és on es troba l’acció: la part de la reunió on els membres debaten i voten diversos temes d’acció. Per a les actes formals, el secretari ha de transcriure la moció real sobre la qual es vota i el recompte de vots real, inclòs qui va votar a favor i en contra de la pregunta. Normalment, el secretari també recull un resum del debat, inclosos els principals punts exposats per cada membre que va intervenir.

Tècnicament, no hi ha cap votació per "abstenir-se". Abstenir-se significa no votar en absolut. Les persones que vulguin deixar constància que no són partidaris ni contraris a una qüestió haurien de votar "presents".

EXEMPLE:

Johnson va obrir el debat sobre una factura d'ABC Widgets per 21.434,87 dòlars. La senyora Hatoyama va dir que la factura va ser aprovada pel comitè de finances la setmana passada. Michaels va dir que dóna suport al treball en curs amb ABC Widgets. Hatoyama es va traslladar a aprovar la factura d'ABC Widgets, Inc., per 21.434,87 dòlars. La senyora Sandborn va secundar. La moció es va portar 4-2, amb Hatoyama, Sandborn, Michaels i Smith a favor i Pérez i Clark s’hi van oposar.

Materials finals

Normalment, la majoria dels minuts acaben amb el moment en què s’ajorna la reunió. El president i el secretari de gravació signen les actes, tot i que si el secretari és membre del grup amb vot, sovint només és suficient la signatura del secretari.

EXEMPLE:

Johnson va ajornar la reunió a les 19:14 h. La propera reunió està prevista per al 5 d’agost a les 3 de la tarda. a la sala de juntes executives.

Signat, Robert Johnson, el president Kyle McGregor, secretari de gravació