La llei m’ha obligat a obtenir el formulari W-9 dels meus venedors?
Cal que una empresa obtingui un número d’identificació del contribuent (TIN) de qualsevol proveïdor a qui faci pagaments que requereixin l’emissió d’un formulari 1099-MISC. Un formulari W-9 facilita l'obtenció d'aquesta informació i, en determinades situacions, és possible que se us demani que sol·liciteu el TIN amb un formulari W-9. Els proveïdors que es neguen a proporcionar un TIN estan subjectes a una retenció de còpia de seguretat i es pot penalitzar la vostra empresa per no retenir la quantitat requerida.
Pagaments que requereixen l'emissió del formulari 1099
Quan pagueu 600 $ o més a un proveïdor per serveis i aquest proveïdor no és una corporació, haureu d’emetre el formulari 1099-MISC. Es tracta d’una declaració d’informació que s’utilitza per informar a l’IRS del total pagat a aquest venedor durant l’any. Quan presenteu un formulari 1099-MISC, heu de proporcionar el nom i el TIN juntament amb l'import pagat. Podeu patir sancions severes per presentar el formulari 1099 amb informació faltant o incorrecta.
Formulari W-9
El formulari W-9 s’utilitza per sol·licitar el TIN d’un contribuent, tot i que en molts casos podeu establir el vostre propi mètode per obtenir la informació requerida. Al formulari W-9, el proveïdor identifica el tipus d’organització i proporciona el nom legal i el TIN coincident. És una bona idea que tingueu present aquest formulari com a prova que heu enviat informació a l’IRS tal com l’ha proporcionat el proveïdor. A més, atès que no esteu obligat a presentar un formulari 1099-MISC per als pagaments a les empreses, aquest formulari proporciona una prova que se us va dir que el venedor era una corporació.
Quan es requereix el formulari W-9
Si presenteu un formulari 1099-MISC i l'IRS determina que hi falta informació incorrecta o incorrecta, rebreu un avís CP2100 o CP2100A. Si és el vostre primer avís per a un proveïdor en particular, haureu d'enviar al proveïdor un avís "B" o un avís de retenció de còpia de seguretat juntament amb un formulari W-9 per intentar obtenir la informació correcta. Si el proveïdor no respon en un termini de 30 dies, haureu d'iniciar la retenció de còpia de seguretat del 28% dels pagaments al proveïdor fins que proporcioni la informació correcta. Envieu les quantitats retingudes a l’IRS.
Advertiments addicionals
Si un proveïdor es nega a proporcionar-vos el TIN, heu de començar a retenir el 28% dels pagaments realitzats a aquest proveïdor fins que el proveïdor us proporcioni un formulari W-9 i la informació que falti. Podeu patir severes sancions per no retenir i enviar retencions de seguretat.
