unvoyagepourlaplanete.com

Les noves tecnologies han creat canvis en gairebé totes les empreses. Els sistemes basats en el núvol faciliten el negoci amb qualsevol persona del món i es poden enviar contractes en qüestió de segons perquè altres parts els puguin llegir i revisar. Com que esperar "que s'assequi la tinta" i rebre la documentació signada original pot frenar el procés de venda, hi ha més empreses que opten per signatures digitals. Tot i que alguns programes de tercers ho fan exclusivament, els propietaris d’empreses poden utilitzar Microsoft Office Suite, és a dir, Word 2016, per signar un document de Word amb signatura digital.

Creeu una línia de signatura

Utilitzeu Word per crear el document tal com el prepararia per a qualsevol signatura. No oblideu incloure les divulgacions legals pertinents al document. La signatura és un mitjà per marcar el temps i validar la persona que la "signa". La signatura digital es substitueix en lloc de la signatura mullada, però encara està dissenyada per vincular la persona als termes del document o contracte. No cometeu l’error de relaxar els vostres estàndards i el vostre idioma d’autoprotecció simplement perquè es troba en format digital.

Quan estigueu a punt per inserir la línia de signatura, col·loqueu el cursor al lloc on voleu recollir la signatura. A continuació, aneu a la barra de menú superior i seleccioneu "Insereix". El menú desplegable mostrarà molts tipus d’elements que podeu inserir. Seleccioneu "Línia de signatura" i, a continuació, "Afegeix serveis de signatura". Apareixerà la línia de signatura.

Algunes versions de Word no tenen cap opció per a una línia de signatura. Seguiu aquests passos per crear una solució alternativa:

1. Inseriu una taula. Trieu una taula 1x1, que vol dir que sigui una taula d’una sola cel·la.
2. Quan s’insereix la cel·la, ajusteu l’amplada perquè la longitud i l’alçada desitjades.
3. Trieu una vora inferior per crear una línia per a la signatura.
4. Seleccioneu "Aplica" i feu clic a "D'acord".

El signant obrirà el document i anirà a "Insereix" seguit de "Formes" per triar "Línies". En aquest menú, hi ha una opció per a "Scribble", que permet signar un ratolí o un ratolí.

Mètodes de signatura

Per mantenir tots els registres en format digital per agilitzar el processament i reduir els residus de paper i els problemes d’emmagatzematge, algunes empreses utilitzen signatures digitals fins i tot quan els clients estan asseguts físicament davant d’ells. En situacions com aquesta, l’empresa pot tenir un bloc de signatures que es connecta a l’ordinador mitjançant un port USB. La persona que signa tindrà un llapis òptic per signar el seu nom al bloc al lloc indicat pel cursor. Si no hi ha cap bloc de signatures disponible, el signant pot signar el document de Word amb el ratolí per afegir el seu nom.

Certificats digitals de validació

Un certificat digital és com una notarització digital que confirma la data i l’hora de la signatura amb una clau digital. Això no està disponible a Word, sinó a través d'Internet Explorer. Obriu l'Explorador i seleccioneu "Opcions d'Internet"; a continuació, localitzeu la pestanya "Contingut" i seleccioneu-la. Trieu "Certificats" i "Personal". Se us demanarà que completeu la informació i que adjunteu el certificat digital al document. Els certificats digitals solen ser bons durant un any des de la signatura.