Com es prepara un llibre de caixa petita

L’efectiu petit és un sistema que finança i fa un seguiment de petites compres, com ara les tarifes del parquímetre, que no són adequades per al pagament de xecs o targetes de crèdit. Un llibre de caixa petit és un llibre major que es guarda amb el fons de caixa petit per registrar les quantitats que se sumen o resten del seu saldo. L’efectiu petit ha de formar part d’un sistema global de comptabilitat empresarial que documenta com la vostra empresa mou fons entre un compte i un altre i com gasta els seus diners.

Informació de compra

Hi ha molts exemples de llibres de caixa petita i plantilles de llibres de caixa petita disponibles a les botigues i a Internet. Hi ha informació bàsica sol·licitada a cada bitllet. El vostre llibre d’efectiu petit us permet registrar informació rellevant sobre les compres que heu fet. Dediqueu un camp per a la descripció dels ítems i utilitzeu aquest camp per introduir tanta informació com sigui necessari. Per exemple, si heu comprat un cargol a la ferreteria de la cantonada, podeu observar si aquesta compra es va utilitzar per arreglar un equipament d'infraestructura o com a part d'un producte que vendreu directament a un client. Incloeu també camps per a la data i l'import de la compra.

Informació de saldo

Un llibre de caixa petit s’utilitza per a un sistema senzill de seguiment de quants diners hi ha actualment al fons. Incloeu camps per calcular un saldo corrent i recalcular aquest saldo cada vegada que retireu o afegiu al fons. Aquests camps haurien de proporcionar un marc per a equacions simples, que us permetran restar les quantitats de compra del saldo i afegir les quantitats d’infusions d’efectiu addicionals que feu per reposar el fons.

Conciliació de caixa petita

Els imports que registreu al registre de caixa petit i el saldo que calculeu cada vegada que afegiu o traieu fons haurien de coincidir amb l'import que quedi al quadre després de fer la transacció. Els protocols del vostre llibre de caixa petit haurien d’incloure un sistema per verificar que els fons s’han afegit i restat amb exactitud i honestedat. Per exemple, planifiqueu comptar els fons i conciliar-los amb els imports del vostre llibre de caixa petit cada vegada que afegiu diners en efectiu.

És important tenir controls interns per al vostre sistema de caixa petita, per evitar abusos del sistema o robatoris. Mantingueu el diner petit segur i només doneu accés a persones de confiança, diu Signature Analytics. Assegureu-vos que hi ha una formació adequada del sistema i els usos de l’efectiu petit abans de donar accés a algú.

Integració de comptes

La informació del vostre llibre de caixa petit forma part d’un sistema comptable més ampli que explica l’activitat financera de la vostra empresa a efectes fiscals i que també distribueix comentaris sobre eficiència i rendibilitat. Integreu periòdicament la informació del vostre llibre de caixa petit amb els registres del vostre sistema de comptabilitat general enumerant els imports de les compres en les categories adequades i utilitzant aquestes xifres per compensar els beneficis.

La Michigan Tech University recomana conservar i enviar tots els rebuts / xecs originals, sobretot si la vostra empresa és prou gran quan hi ha diverses persones que treballen juntes als comptes. També guardeu registres de com heu obtingut els fons que heu utilitzat per iniciar i reposar els vostres fons d’efectiu petit, com ara retirar diners en efectiu al banc.