Quines són les sancions als empresaris per W-2 tardà?

Cada any, els empresaris han de proporcionar als seus empleats formularis W-2, que mostren els salaris i altres diners pagats a l'empresari per l'any i els impostos retinguts d'aquests pagaments. Els empleats utilitzen aquests formularis per presentar les seves declaracions. Haureu de proporcionar aquests formularis als vostres empleats com a molt tard el 31 de gener. Si no ho feu o no presenteu les còpies dels W-2 dels vostres empresaris abans de la data límit de l’IRS, podríeu comportar sancions.

Terminis de presentació del W-2

Heu de proporcionar als vostres empleats còpies dels seus W-2 abans del 31 de gener de cada any. Per a l’IRS, això vol dir que els formularis han d’estar enviats per correu abans d’aquesta data, fins i tot si els empleats encara no han rebut els formularis. Si no podeu preparar els formularis abans d’aquesta data, podeu sol·licitar una extensió escrivint a l’IRS i explicant els motius pels quals no heu pogut subministrar W-2 als vostres empleats abans del 31 de gener. L’IRS no està obligat a concediu la vostra sol·licitud d’extensió.

També haureu d’enviar a l’IRS les vostres còpies dels W-2, juntament amb el W-3 que resumeix la informació dels W-2, abans del 29 de febrer. Si teniu dret a presentar aquestes declaracions, el termini és el 2 d’abril.

Sancions econòmiques per no presentar-se a temps

Si no presenta els W-2 a temps, l’IRS pot avaluar una penalització de 50 dòlars per W-2 si presenta el formulari correcte dins dels 30 dies posteriors a la data de venciment: la pena màxima és de 536.000 dòlars anuals o 187.500 dòlars per a les petites empreses. Si presenteu entre 30 dies de la data de venciment i l’1 d’agost, la multa augmenta fins a 100 dòlars per formulari, amb una multa màxima de 1.609.000 dòlars o 536.000 dòlars si teniu una empresa petita.

El fet de no presentar els formularis abans de l’1 d’agost comporta una multa de 260 dòlars per W-2, o 1.072.500 dòlars anuals per a les petites empreses i 3.218.500 dòlars anuals per a altres empreses. Les petites empreses són aquelles amb ingressos bruts de 5 milions de dòlars o menys durant els tres darrers anys fiscals.

Altres taxacions de sancions

A més de no presentar-se a temps, se li poden aplicar sancions si es presenten formularis incorrectes o incomplets o si els formularis que es presenten són il·legibles. Si heu de presentar 250 W-2 o més, l'IRS requereix que envieu un fitxer electrònic; l’enviament de formularis en paper pot comportar penalitzacions. Podeu evitar penalitzacions si podeu demostrar que el vostre error a presentar ha estat a causa de circumstàncies alienes al vostre control i no per negligència voluntària.

Corregint els errors del formulari W-2

Si cometeu un error al formulari original W-2, podeu emetre un formulari nou amb les correccions realitzades. Haureu de notificar a l'IRS les revisions. Si el vostre negoci tanca durant l'any, haureu de proporcionar W-2 als vostres antics empleats. Fins i tot si utilitzeu un servei de nòmina o un altre tercer per presentar els vostres W-2, seguiu sent responsable de garantir que els formularis es presentin correctament i a temps.