Com ajustar una entrada de diari per a despeses acumulades

Quan el vostre negoci utilitza la comptabilització per acumulació, les despeses es reconeixen quan s’utilitza un producte o servei en lloc de quan es paga. Per exemple, el vostre negoci pot contractar trimestralment un equip de neteja per encerar els terres. Si la tripulació visita l'abril, però us factura al maig amb una data de venciment al juny, la despesa encara s'atribueix a l'abril. Una entrada de diari de despeses acumulades requereix que es mostri la despesa i que es meriti, ja sigui com a compte a pagar o com a despesa acumulada. Al final del període comptable, les despeses acumulades també requereixen la reversió de les entrades de diari per garantir que no es comptabilitzen el doble com a despesa nova en un període nou.

Conceptes bàsics sobre les despeses acumulades

Les despeses en què ha incorregut la vostra empresa però que encara no s’ha pagat es coneixen com a passius acumulats. A mesura que acumuleu despeses, s’afegiran a un compte de despeses existent o nou i a un compte de despeses a pagar corresponent. Penseu en una comissió on pagueu els empleats trimestralment. Un empleat guanya una comissió de 500 dòlars al gener, però no es pagarà fins a l’abril després del tancament del primer trimestre. La comissió s’ha de reflectir com una despesa corresponent a la venda de gener. Això garanteix que les despeses associades a una activitat generadora d’ingressos, com ara la venda d’un article, es reflecteixin el mateix mes que les vendes.

Exemple:

Les entrades de diari obligatòries són a $500 a càrrec de "Despeses de comissió" i a $500 crèdit a "Comissió a pagar". A mesura que els empleats guanyin comissions addicionals durant el trimestre, el compte "Comissió a pagar" continuarà augmentant per reflectir amb precisió els passius que deu la companyia.

Ajust de les entrades per a despeses de prepagament

De vegades, les despeses es paguen abans de rebre un servei o producte. Un exemple habitual és el prepagament de les primes de l’assegurança durant un període de diversos mesos. Per exemple, si el vostre negoci paga la prima completa per una pòlissa d’assegurança d’automòbil de sis mesos al gener, el cost total s’ha de gastar mensualment. Per una prima de $1,200, un total de $200 al mes es despesa.

Exemple:

Les entrades de diari necessàries per a la transacció inclouen un dèbit inicial de $1,200 a un compte d '"assegurança d'automòbil prepagament", així com a $1,200 crèdit en efectiu pel pagament complet. Durant el primer mes de la pòlissa, a $200 el crèdit es fa al compte "Assegurança d'automòbil prepagament" i al corresponent $200 el dèbit es realitza al compte de despeses "Assegurança d'Auto". Això continua per cada mes en què s'utilitza la política de prepagament.

Inversió de participacions per despeses meritades

Un exemple habitual de despeses acumulades és el dels salaris que guanyen els treballadors en un període comptable abans de pagar els salaris en el següent període comptable. Si pagueu als treballadors cada dues setmanes el primer divendres després que finalitzi el període de nòmina, acumuleu despeses salarials en dos períodes comptables diferents, i això s’ha de reflectir als llibres. També heu de fer entrades inverses per deixar clar quina despesa s’atribueix a un període de temps anterior.

Exemple:

Salaris o sous per als treballadors del negoci Un total de $10,000 per període de pagament. En aquest escenari, el dia de pagament es produeix després de l'1 de gener, que és un període i un any comptables nous, i inclou el $10,000 en salaris guanyats al desembre.

Es carrega un compte de despeses titulat "Despeses salarials" $10,000 a finals de desembre, per reflectir els salaris acumulats mentre s'acredita el corresponent compte de responsabilitat "Salaris a pagar" $10,000. L'1 de gener, s'aplica una entrada inversa d'un crèdit de 10.000 dòlars a "Despeses salarials" mentre que "Salaris a pagar" es cobra el mateix import. Quan és hora del dia de pagament, a $10,000 el dèbit s'aplica al compte "Despeses salarials" que el compte "Efectiu" rep $10,000 crèdit.