Com afecten els plans de cafeteria a un W-2?

Els plans de cafeteria, o Secció 125, inclouen beneficis patrocinats per l’empresari que estan exempts d’impostos estatals i federals. Els vostres empleats paguen aquests beneficis amb diners abans d’impostos, que no incloeu en els seus sous imposables en els seus W-2 anuals. El Servei d’Ingressos Interns té regles específiques per als plans de cafeteria i els W-2.

Regla general

Un pla de cafeteria pot incloure assegurances mèdiques, accidents, invalidesa i vida qualificades; assistència en l'adopció; 401 (k) contribucions; comptes d'estalvi sanitari; cobertura de serveis jurídics col·lectius; i assistència d’atenció a la dependència. Normalment, només incloeu els salaris imposables dels vostres empleats al seu W-2 i excloeu les deduccions abans d’impostos. Per exemple, poseu salaris imposables subjectes a l'impost federal sobre la renda a la casella 1; salaris subjectes a l’impost sobre la Seguretat Social i l’impost sobre Medicare, respectivament, a les caselles 3 i 5; i salaris subjectes a impostos estatals i locals, respectivament, a les caselles 16 i 18. Aquests salaris no inclouen les deduccions del pla de cafeteria exemptes d’aquests impostos.

Excepcions

Tingueu precaució quan indiqueu els salaris imposables al W-2, perquè cada benefici del pla de cafeteria té la seva pròpia implicació fiscal. Per exemple, les primes d'assegurança de vida a llarg termini de grup en cobertures que superin els 50.000 dòlars no són abans d'impostos, fins i tot quan s'ofereixen dins d'un pla de cafeteria. En aquest cas, incloeu primes per cobertura superior als 50.000 dòlars en els salaris imposables dels vostres empleats. A més, tot i que les contribucions abans d’impostos 401 (k) estan exemptes de l’impost federal sobre la renda, estan subjectes a impostos sobre la Seguretat Social i Medicare. En aquest cas, excloeu les contribucions 401 (k) dels salaris federals dels vostres empleats a la casella 1 i incloeu-les als salaris de la Seguretat Social i Medicare, respectivament, a les caselles 3 i 5.

Prestacions d’atenció a la dependència

Els comptes de despeses flexibles d’atenció a la dependència permeten als vostres empleats reservar diners abans d’impostos mitjançant deducció de la nòmina per pagar les despeses de cura dels fills o adults. Si escau, a la casella 10 del W-2, indiqueu les quantitats d’atenció a la persona dependent que heu incorregut per a l’empleat i / o les quantitats pagades per l’empleat. A partir del moment de la publicació, per als sol·licitants casats, les quantitats de fins a 5.000 dòlars no són imposables i no s’han d’incloure a les caselles 1, 3 o 5. Per a les persones casades que presentin per separat, el límit no imposable és de 2.500 dòlars. Les quantitats que superin el llindar són imposables i s’han d’anar a les caselles 1, 3 i 5.

Beneficis per a la salut

Segons la Llei de protecció del pacient i atenció assequible, per als W-2 de 2012 i posteriors, heu d'informar del cost total de cobertura dels vostres beneficis mèdics col·lectius a la casella 12. El cost de la cobertura inclou les quantitats que paguen els vostres empleats abans i després d'impostos. diners. Només els empleats que participen al pla necessiten tenir aquesta informació als seus formularis W-2. L'IRS té directrius específiques per a la informació que s'hauria d'incloure a l'import de la cobertura. Per exemple, inclouríeu quantitats mèdiques importants, però exclouríeu les quantitats per als arranjaments d’estalvi sanitari. El govern federal utilitza aquestes dades per entendre millor el valor total de l’assegurança mèdica patrocinada per l’empresari i altres cobertures. Aquesta informació no augmenta els salaris imposables dels vostres empleats.