8 passos del procés de compra d'una organització empresarial

A diferència dels hàbits de compra dels consumidors, les empreses solen tenir un enfocament més formal cap a la compra. En lloc de fer compres impulsives, les empreses compararan preus, compararan proveïdors i compararan la qualitat de béns i serveis abans de completar una venda. Tot i que algunes empreses poden dedicar més temps a passos específics del procés o poden eliminar certs passos, la majoria de les compres entre empreses es poden dividir en vuit passos diferents.

1. S'identifica un problema

El procés de compra no comença fins que algú identifica un problema dins de l’organització, que es pot solucionar comprant un bé o servei. Qualsevol persona de l’organització pot iniciar-ho, des d’un representant d’atenció al client sense paper de la impressora, fins al director general que decideix que és hora d’ampliar-se a una instal·lació més gran. En alguns casos, un venedor pot ajudar algú de l’organització a identificar una necessitat que ningú no havia reconegut prèviament.

2. Descripció general de la necessitat

Després d'identificar un problema, l'organització determina quin producte o servei és necessari. Quan una oficina no té paper per a impressora, el gerent de l'oficina pot decidir que calgui més paper. Tanmateix, un enginyer de programari de la mateixa empresa pot suggerir que l'organització es quedi sense paper proporcionant a tots els empleats de l'oficina tauletes.

3. Especificació del producte o servei

Una vegada que aquells que tenen autoritat de compra en aquesta organització acorden la necessitat general, restringiran les opcions especificant què ha d’oferir el producte o servei. Si han decidit les tauletes, especificarien la mida que volen, la quantitat de memòria que ofereixen les tauletes, etc. Si decideixen sobre el paper, determinaran la quantitat i la qualitat de paper necessàries.

4. Cerca potencial de proveïdors

El tercer pas del procés de compra consisteix a buscar proveïdors potencials. Si l’empresa encara no té una relació establerta amb un proveïdor que ofereix el producte, sovint l’empresa ha de buscar en línia, assistir a fires o contactar amb els proveïdors per telèfon. Els compradors determinen si els proveïdors són respectables, financers estables i si estaran presents per a futurs requisits.

5. Sol·licitud de propostes

Per a compres grans, les organitzacions solen escriure una sol·licitud de proposta formal, una sol·licitud de proposta, i després l’envien als seus proveïdors preferits. Com a alternativa, poden fer públic el procés perquè tothom pugui enviar una proposta. Per a compres més petites, això pot ser tan senzill com mirar el preu en un lloc web.

6. Avaluació i selecció de proveïdors

En aquesta part del procés, s’avaluen les propostes i els preus dels proveïdors per determinar qui ofereix el millor preu i la millor qualitat. Sovint, només el preu és suficient per guanyar el negoci d’una organització, ja que moltes empreses ponderaran el preu en relació amb les opcions de finançament, la reputació del proveïdor i si un proveïdor pot proporcionar o no a l’organització béns i serveis futurs.

7. Establiment de les especificacions de crèdit i de comanda

Un cop seleccionat el proveïdor guanyador, l’organització fa la comanda. Això pot implicar establir un crèdit amb el proveïdor, acordar les condicions, així com revisar els terminis d’enviament i qualsevol altre producte que pugui venir amb la venda, com ara la instal·lació o la formació de productes.

8. Revisió del rendiment del proveïdor

Un cop s’hagi lliurat el producte o s’hagi realitzat el servei, l’organització revisarà la compra per veure si compleix els estàndards acceptables. Per a compres més grans, es pot tractar d’una revisió formal que involucri els principals decisors de l’organització i el personal comercial del proveïdor. Per a compres més petites, sovint és informal. Per exemple, si l’empresa va demanar una caixa de paper que va arribar tard o que es va danyar, l’empresa pot decidir no tornar a comprar a aquest proveïdor, sense informar mai el proveïdor d’un problema.