Com consultar un número de la Seguretat Social

Tant si pagueu salaris com si contracteu nous empleats, us recomanem que feu una comprovació del número de seguretat social. Els empresaris estan obligats legalment a introduir el nom i el número de seguretat social (SSN) de cada empleat al formulari federal W-2. Aquest identificador únic també pot revelar informació sobre possibles contractacions i ajudar-vos a fer una cerca més exhaustiva d’antecedents penals. Seguiu els passos que s'indiquen a continuació per realitzar una cerca del número de la Seguretat Social i prendre decisions informades de contractació.

Consell

L’Administració de la Seguretat Social ofereix una eina en línia gratuïta que permet als usuaris verificar el SSN dels empleats actuals o antics. Si voleu fer una comprovació del número de la seguretat social per a possibles nous contractats, clients o proveïdors, penseu en utilitzar Occuscreen o altres serveis privats.

Consulteu amb el SSA

Com a empresari, és la vostra responsabilitat comprovar de nou el nom i el SSN de cada empleat abans de portar-los a bord. En primer lloc, voleu assegurar-vos que el vostre nou contracte sigui ciutadà dels Estats Units o resident permanent. En segon lloc, és important verificar la seva identitat. Per exemple, els delinqüents poden proporcionar SSN que pertanyen a nadons, nens o persones mortes. Aquests números es poden utilitzar durant anys sense que ningú se n’adoni.

També es requereix una verificació del número de seguretat social quan es prepara i es presenta el formulari W-2. Depenent de l'estat, els empresaris poden acabar pagant multes fortes per informar incorrectament d'aquest número als W-2. Les empreses amb seu a Texas, per exemple, han de pagar un $50 una comissió per cada SSN incorrecte, adverteix la Texas Workforce Commission. Les sancions poden ser substancials per a les grans organitzacions.

Una manera de comprovar el SSN d’un empleat és registrar-se a l’Administració de la Seguretat Social (SSA) i inscriure’s a SSNVS, un servei en línia gratuït. SSNVS permet als usuaris verificar d'un a deu noms i SSN alhora. Si escolliu aquesta opció, rebreu els resultats immediatament.

Els empresaris que contracten un gran nombre de persones alhora, així com aquells que volen consultar bases de dades completes de nòmines, poden verificar fins a 250.000 noms i SSN. Només cal que enumereu els noms dels empleats en un fitxer i pengeu-lo al sistema. Els resultats estaran a punt en un dia laborable.

Amb aquest servei, només podeu verificar els treballadors actuals o antics. La llei prohibeix utilitzar SSNVS per verificar els números de la Seguretat Social dels possibles nous contractats. Aquesta eina en línia només s’ha d’utilitzar quan existeixi una relació oficial empresari-empleat.

Serveis de cerca de números de la Seguretat Social

SSNVS no s'ha d'utilitzar per comprovar la identitat, la puntuació de crèdit i altra informació personal d'un empleat. El seu objectiu principal és ajudar els empresaris a presentar correctament el formulari W-2. Si intenteu verificar un nou contracte o rastrejar un client, penseu en utilitzar una eina de pagament.

La Cerca de la Seguretat Social d'Experian, per exemple, pot facilitar la detecció de fraus i la localització de clients en funció del seu SSN. Aquesta eina en línia recupera dades de la base de dades File One d'Experian, que ofereix la informació d'identificació més recent associada als vostres clients.

Una altra opció és utilitzar el número de seguretat social, un servei subministrat per Occuscreen. Aquesta eina permet als usuaris comprovar la validesa d’un SSN i ​​esbrinar quan i on es va emetre. També proporciona tots els noms i adreces anteriors associades a aquest número. Els resultats estan disponibles en un termini de 24 hores. Amb aquest servei, els empresaris poden verificar els possibles nous contractes i determinar la precisió de la informació que en reben.

Un servei similar de cerca de números de la Seguretat Social és Background Direct. Els usuaris poden triar entre tres plans diferents que inclouen validació SSN i ​​accés a antecedents penals nacionals, llistes de vigilància del terrorisme i altres bases de dades. El pla premium també us permet comprovar els antecedents educatius i professionals dels possibles nous contractats i dels empleats actuals.