Què significa gravar en comptabilitat?

Quan una empresa elabora un pressupost, estableix un objectiu de despesa. El nombre representa un límit; si l’empresa gasta més, ha superat el pressupost. Un factor important en aquest càlcul són els fons gravats, que és on l’anell empresarial tanca els diners i restringeix el que es pot utilitzar en efectiu. Els fons gravats s’utilitzen amb més freqüència en la comptabilitat pública per assegurar-se que hi hagi prou diners reservats per complir obligacions i propòsits específics.

Definició bàsica gravada

Un gravamen és una part d’un pressupost destinat a la despesa exigida per la llei o el contracte, però encara no es paga físicament, segons informa Accounting Tools. Com el propi pressupost, una càrrega és una projecció i encara no és una realitat. Si les condicions empresarials continuen tal com són quan definiu el pressupost, el pes esdevindrà una despesa. Tot i així, les condicions poden canviar al llarg d’un any o durant el període fixat pel pressupost.

Canvis en la despesa

Els sous i els beneficis constitueixen una part important dels fons gravats, suggereix el sistema de control de compres del sistema de gestió de despeses en núvol. Una empresa ha de pagar als seus empleats salaris regulars i proporcionar beneficis promesos, com ara una assegurança mèdica. Si una empresa té previst fer més contractacions, ha d’incrementar la quantitat gravada pels sous. Això es coneix a la comptabilitat com a "pre-gravamen", que significa un cost projectat però incert. Algunes empreses també han de projectar els costos de comissions pagats a representants i contractistes independents, que variaran segons la quantitat de vendes.

Actius gravats i despeses reals

Quan arriba el moment de pagar els fons gravats necessaris, el "gravamen" desapareix en aquest import i es converteix en una despesa real. A mesura que la companyia avança l’any pressupostat, l’import realment gastat augmenta i els fons gravats disminueixen. Si la despesa prevista disminueix (per exemple, quan un empleat deixa de treballar), un comptable pot ajustar la quantitat de fons gravats a la baixa.

Fons i compres gravats

Tot i que pot aparèixer una càrrega com a part del pressupost de l’empresa, és possible que la despesa real hagi de passar per un procés d’aprovació. L'empresa pot exigir que un oficial o un controlador firmi una sol·licitud o una ordre de compra abans de desemborsar els fons (no gravats o no). Aquest seria el cas de les despeses obligatòries, com ara pagaments d'impostos, o la compra discrecional d'equips i subministraments, reparacions, despeses de viatge o inventari. La part no pressupostada del pressupost proporciona espai per a despeses discrecionals addicionals a mesura que sorgeixi la necessitat.