Els avantatges i desavantatges dels fulls de càlcul

En els negocis, la planificació estratègica és essencial i requereix informació vàlida per prendre decisions clau. L'elecció de les eines adequades per introduir, fer un seguiment, analitzar i emmagatzemar dades ajudarà els propietaris i gestors d'empreses a prendre les millors opcions per al negoci de la seva empresa. Un dels components de les suites de productivitat de programari és el full de càlcul. Els fulls de càlcul són populars entre els comptables i els que els agrada recopilar i fer un seguiment de les dades, tot i que hi ha algunes limitacions que poden no convertir-les en la millor opció per a cada aplicació d’oficina.

Avantatge: organització de dades

Els fulls de càlcul solen ser l’eina de recopilació i organització de dades, que és un dels usos més senzills. La informació es pot col·locar fàcilment en columnes i files ordenades i ordenar-les per tipus d’informació. Tot i que una gran col·lecció de dades pot resultar aclaparadora per veure-la en estat brut, les eines del programa permeten a l'usuari crear presentacions on les dades s'analitzen i es connecten a gràfics circulars o taules per facilitar la visualització i la interpretació.

Desavantatge: biaix de l'usuari

Tanmateix, l’inconvenient és que només s’inclou en aquestes presentacions la informació que l’usuari tria per a l’anàlisi i, per tant, es pot excloure, sense voler, altra informació pertinent que pugui influir en la presa de decisions. Per fer que els informes de dades siguin més fàcils d'utilitzar i més complets, les empreses opten per utilitzar eines d'informes com Tableau i Qlik, en lloc de confiar únicament en el full de càlcul.

Avantatge: simplificar els càlculs

A ningú li agrada passar tot el temps a la feina fent càlculs repetitius. El gran atractiu dels fulls de càlcul és que el programa fa totes les matemàtiques per a l’usuari. Una vegada que s’escriu una fórmula i el programa té una ordre set, es poden calcular fàcilment càlculs complexos per a les dades relacionades que s’han introduït. Això permet als usuaris preguntar-se "i si" tipus de preguntes i obtenir fàcilment les respostes que necessiten sense necessitat de tornar a treballar els càlculs.

Per exemple, si el full de càlcul està configurat per calcular el vostre benefici brut, quan es canvia alguna variable com ara el cost per unitat, els costos d’enviament o el descompte de vendes, el programari recalcula automàticament el nou benefici brut en funció de la nova informació.

Desavantatge: Aprendre la sintaxi requereix habilitat

La part difícil per a molts usuaris és que els càlculs s’han d’introduir al full de càlcul com a fórmules. Això requereix aprendre la sintaxi correcta per a cada tipus de càlcul que vulgueu fer. Tot i que hi ha moltes classes disponibles per aprendre les habilitats necessàries per utilitzar aquestes fórmules, molts usuaris encara les troben difícils. Si la sintaxi és incorrecta, el programa no retornarà la informació correcta quan s’executin els càlculs. A més, si els usuaris introdueixen dades incorrectes, fins i tot en només una cel·la del full de càlcul, es veuran afectats tots els càlculs i cel·les relacionats i tindran dades incorrectes.

Avantatge: accés a diversos usuaris

A l’entorn de treball col·laboratiu actual, diversos usuaris d’una oficina sovint necessiten accés als mateixos documents. Si utilitzeu Microsoft Excel, es poden compartir els fulls de càlcul, però només un usuari pot canviar les dades alhora. Si es fan i s’actualitzen còpies locals, altres usuaris no tindran accés a les noves dades. Fulls de càlcul de Google ofereix la solució per compartir fitxers i permetre a diversos usuaris accedir i actualitzar un sol formulari.

Tingueu en compte que, en ambdós casos, no hi ha cap historial de fitxers. Per tant, independentment de qui faci canvis en qualsevol moment, quan es fan canvis, es perd l'historial d'informació anterior.

Inconvenient: manca de seguretat

Un altre desavantatge del full de càlcul és la manca de seguretat dels fitxers. Normalment, els fulls de càlcul no són tan segurs i, per tant, corren un major risc de corrupció de dades o de mala gestió de la informació. És possible que els fitxers que contenen informació financera confidencial no siguin segurs dels pirates informàtics, encara que estiguin protegits amb contrasenya.

Per tant, altres tipus de programari de recollida de dades poden ser una opció més adequada. Access, Oracle o alguna altra forma de base de dades relacional ha incorporat proteccions que protegeixen la integritat de les dades i impedeixen la reorganització de la informació. Per exemple, en un full de càlcul, un usuari pot ordenar una columna d’informació i, de manera involuntària, pot provocar que la informació relacionada, com ara el nom i el cognom, es desactivi. En canvi, una base de dades mantindrà unificades totes les parts d’un registre, garantint així una millor integritat de les dades.