Com arxivar carpetes a Outlook per alliberar espai

El fet de no tenir prou espai lliure a la vostra bústia de correu pot provocar que perdeu comunicacions importants si venen amb la vostra bústia d’Outlook plena. Tot i que la majoria de serveis de correu electrònic us proporcionen prou espai d’emmagatzematge, és possible que vulgueu arxivar les carpetes per alliberar espai addicional a la vostra bústia de correu. Amb Microsoft Outlook, podeu arxivar automàticament els elements de la carpeta que coincideixin amb els vostres criteris, com ara els elements anteriors a tres mesos. També podeu configurar carpetes específiques per arxivar-les automàticament mitjançant la funció Arxivament automàtic de l'Outlook.

Arxiva automàticament una carpeta

Podeu configurar una carpeta a l'Outlook per arxivar automàticament els correus electrònics durant una determinada edat.

  1. Trieu la carpeta per arxivar

  2. Obriu la carpeta a l'Outlook que voleu arxivar. Per exemple, feu clic a "Correu" al tauler de navegació i, a continuació, feu clic a "Safata d'entrada".

  3. Obriu la configuració de l’arxiu automàtic de l’Outlook

  4. Feu clic a la pestanya "Carpeta" i, a continuació, feu clic al botó "Configuració d'arxivament automàtic" al grup Propietats de la cinta Carpeta per obrir les propietats d'arxivament automàtic de la carpeta.

  5. Seleccioneu la freqüència d'arxiu

  6. Feu clic al botó d'opció que hi ha al costat de "Arxiva aquesta carpeta mitjançant aquests paràmetres" i seleccioneu la freqüència amb què voleu arxivar la carpeta. Per exemple, introduïu "3 mesos" als selectors que hi ha al costat de Neteja els elements anteriors a.

  7. Trieu Com arxivar dades

  8. Feu clic al botó d'opció que hi ha al costat d'una de les opcions per gestionar els elements arxivats. Es recomana que seleccioneu "Mou els elements antics a la carpeta d'arxiu per defecte" tret que tingueu una altra ubicació que preferiu emmagatzemar.

  9. Deseu la vostra configuració

  10. Feu clic al botó "D'acord" per desar els canvis a les propietats de la carpeta i habilitar l'arxivament. El procés d’arxiu pot trigar uns minuts a completar-se en funció de la mida de la carpeta.

Allibereu espai manualment

En alguns casos, voldreu que l'Outlook arxivi una carpeta sota demanda. Podeu fer-ho mitjançant la funció d’arxiu manual.

  1. Obriu el menú Fitxer

  2. Feu clic al menú "Fitxer" a l'Outlook.

  3. Utilitzeu el menú Eines de neteja

  4. Feu clic al botó desplegable "Eines de neteja" al costat de Neteja de bústia del submenú Informació i, a continuació, feu clic a "Arxiva ..."

  5. Trieu una carpeta per arxivar

  6. Feu clic al nom de la carpeta que voleu arxivar. Per exemple, feu clic a "Safata d'entrada" a la carpeta del compte de correu electrònic.

  7. Trieu quins correus electrònics voleu arxivar

  8. Introduïu una data al camp situat al costat de "Arxiva els elements més antics que" o feu clic a la fletxa i seleccioneu una data per arxivar els elements amb dates anteriors a la vostra entrada. Per exemple, introduïu "1/1/18" per arxivar els elements de la carpeta creats abans de l'any 2018.

  9. Decidiu on voleu guardar les dades

  10. Feu clic al botó "Navega" si voleu triar una ubicació personalitzada per al vostre arxiu. Es recomana no canviar la ubicació del fitxer d'arxiu. Feu clic al botó "D'acord" per iniciar el procés d'arxiu.

Evitar perdre dades

De manera predeterminada, els elements arxivats s’emmagatzemen a la carpeta "Fitxers d’Outlook" de Els meus documents.

Alguns servidors de Microsoft Exchange poden limitar o desactivar la vostra capacitat d’arxivar elements segons les polítiques de retenció de correu de l’organització. Assegureu-vos d’entendre les polítiques i els límits de la vostra empresa abans d’arriscar-vos a perdre dades o incomplir sense voler les regles sobre el temps que es manté a l’abast dels correus electrònics. Consulteu el vostre departament de TI si en teniu cap per obtenir més informació sobre quant de temps s’emmagatzemen les dades arxivades.

Els elements que heu arxivat es poden eliminar del servidor de correu completament. Es recomana crear còpies de seguretat de la carpeta Fitxers d'Outlook per evitar perdre l'accés als elements arxivats. Una vegada més, assegureu-vos de fer-ho en compliment de les polítiques de la vostra organització si utilitzeu l'Outlook a la feina.

Si teniu molt d’espai sense arxivar les dades, és possible que no sigui necessari fer servir les funcions d’arxiu de l’Outlook. En lloc d’això, és possible que vulgueu simplement organitzar els correus electrònics en carpetes o emmagatzemar-los d’una manera que pugueu trobar fàcilment el que necessiteu.