Com es registra una entrada de diari per a una venda en un compte

Una venda per a la vostra empresa significa que un client ha comprat el vostre producte o servei. De vegades, la venda significa que es pagava efectiu en el moment de la transacció i, en altres ocasions, és possible que calgui pagar més tard. La manera com registreu una entrada de diari per a una venda en un compte de comptabilitat depèn del tipus de comptabilitat que tingui la vostra empresa.

Mètode de comptabilitat en efectiu

El mètode de comptabilitat d’efectiu és la forma més senzilla de fer un seguiment de l’estat financer real. Quan entren diners, els registres. Quan s’acaben els diners, els registres. En aquest mètode, no teniu en compte la venda fins que no es cobra l’efectiu. Després de cobrar l’efectiu, afegiu l’import rebut com a crèdit al llibre major.

Algunes vendes no recapten cap o tots els diners en el moment de la compra. És possible que hàgiu venut una prova gratuïta de 30 dies amb quatre pagaments de 30 dòlars cadascun pendents cada mes durant quatre mesos després de la prova. No registreu res al llibre major el dia de la venda. Els 30 dòlars es registren quan el client fa el primer pagament. Els altres tres pagaments no es registren fins que no es realitzen cadascun respectivament.

Mètode comptable de meritació

El mètode de comptabilització per meritació té en compte tant els ingressos com els fons sortints, fins i tot abans que es facin físicament les vendes, és a dir, tant els comptes a cobrar com els lliurables s’incorporen al llibre major. Aquest mètode de comptabilitat és una mica arriscat perquè registreu la transacció en el moment de la venda, però és possible que el client no us acabi pagant.

Per exemple, si veneu articles a l'engròs a minoristes amb condicions "Net 30", doneu al client 30 dies perquè us pagui, però el registreu a la data de la transacció. És com estendre el crèdit als minoristes. Si el detallista va comprar un producte per valor de 3.000 dòlars i enregistreu la venda afegint 3.000 dòlars al llibre major, és possible que us quedeu curt si el client no paga cap o la totalitat dels diners deguts. En aquest cas, hauríeu de cancel·lar el saldo impagat.

Entrada de diari de crèdit i dèbit

Les revistes comptables fan un seguiment de tot com a crèdit o dèbit. Quan acrediteu un compte, n’heu domiciliat un altre. Això significa que cada transacció té un plus i un menys afegit als comptes respectius. Quan es tracta d’una entrada de vendes, primer introduïu la venda com a cobrament o en efectiu, que és un dèbit. També introduïu un dèbit pel cost de la mercaderia venuda. A continuació, haureu d'abonar les categories respectives per equilibrar la transacció, però mantenir cada categoria de registres correctament actualitzada: ingressos, inventari i obligacions fiscals.

Per exemple, suposem que un client compra un rellotge per 300 dòlars que té un impost sobre les vendes del 5% i un cost dels béns venuts de 120 dòlars. Afegiu l’impost al preu de venda per un total de 315 $. El $ 315 és un dèbit a comptes a cobrar. El COGS de 120 dòlars és un dèbit al cost de les mercaderies venudes. Abonar els 300 dòlars als ingressos, els 120 dòlars a l’inventari i els 15 dòlars per l’impost sobre les vendes.

Conciliació dels llibres

Tant si utilitzeu el mètode comptable d’efectiu com de meritació, és important conciliar els vostres llibres. La conciliació dels vostres llibres utilitza els extractes bancaris per confirmar quines transaccions, tant de crèdit com de dèbit, han registrat al compte. Podeu confirmar que els imports són correctes i determinar els problemes pendents, com ara xecs no cobrats i dipòsits en trànsit. Fer una conciliació regular dels vostres llibres és important per detectar errors, tenir en compte les comissions bancàries i els xecs retornats i buscar possibles fraus amb el vostre compte.