unvoyagepourlaplanete.com

Les empreses estableixen controls interns per limitar els riscos. Entre els possibles riscos s’inclouen les pèrdues, el mal rendiment dels contractes, la mala qualitat i l’incompliment de la normativa. Els procediments de documentació detallen els documents que l’empresa necessita per implementar els seus sistemes de control i assignar la responsabilitat de les tasques i accions. Les empreses petites solen requerir menys documentació o controls que operacions més grans perquè cada empleat exerceix diverses funcions laborals i les responsabilitats són més clares. Els procediments de documentació efectius que donin lloc a un mínim de controls eficients poden donar a les petites empreses un avantatge competitiu.

Organització

La base d’un control intern eficaç és un organigrama que inclou descripcions de llocs de treball. Els procediments de documentació han d’especificar que les descripcions de llocs de treball detallen clarament les tasques i responsabilitats de cada lloc de l’empresa. Els procediments de documentació assignen la responsabilitat de la preparació i actualització de l'organigrama i de com l'utilitza l'empresa. Normalment, els empleats reben una còpia amb detalls sobre la seva posició i la descripció del lloc de treball quan comencen a treballar.

Polítiques i procediments

Els procediments de documentació solen especificar que un manual dels empleats ha de contenir tota la documentació rellevant sobre la política i el procediment. Es detallen què ha d’incloure el manual, qui s’encarrega d’escriure i actualitzar les polítiques i procediments i com l’empresa les comunica als empleats. Els procediments de documentació normalment especifiquen que els empleats reben una còpia del manual quan comencen a treballar, signen que l’han rebut i es comprometen a complir les polítiques i els procediments. Reben actualitzacions a mesura que es produeixen.

Autoritzacions i aprovacions

Els organigrames documentats i els manuals dels empleats constitueixen la base dels controls interns, però han de contenir les mesures de control reals. Els procediments de documentació detallen aquestes mesures. Descriuen documents que indiquen els empleats que poden prendre decisions i que poden aprovar les despeses. Cada document ha d’especificar exactament què pot autoritzar o aprovar l’empleat, quina forma adoptarà l’aprovació o autorització i els límits. Un exemple típic és que un empleat en particular està autoritzat a aprovar una compra de fins a 10.000 dòlars inicialitzant la sol·licitud corresponent.

Documentació de suport

Els sistemes de control intern sòlids es basen en la documentació de suport per detallar les bases de les decisions. Els procediments de documentació especifiquen quines decisions requereixen documentació justificativa i en detallen la naturalesa. Per exemple, una aprovació de la comanda de compra pot requerir una sol·licitud. El procediment de documentació especifica que un empleat ha de preparar una sol·licitud abans de sol·licitar l'aprovació d'una comanda de compra i detalla la informació que ha de contenir la sol·licitud.

Informes

Un element clau en el control intern és la notificació d'informació important de l'empresa. Els procediments de documentació reforcen el control intern especificant quina informació han d’incloure aquests informes, qui és el responsable de la seva preparació i qui els rebrà. Alguns informes contenen informació confidencial i el procediment de documentació ha d’especificar quins informes són sensibles i detallar les mesures de seguretat corresponents.

Conciliació

Fins i tot en petites empreses, els procediments de documentació donen lloc a diversos documents que tenen fonts independents. Un mètode eficaç per verificar la seva precisió és instaurar la conciliació entre dades comparables de diferents autors. El procediment de documentació ha d’especificar quina conciliació s’ha de produir i qui és el responsable de dur-la a terme. Ha de detallar un mètode per tractar les discrepàncies i assignar la responsabilitat de resoldre les diferències.