Els avantatges de pagar als empleats quinzenalment en lloc de setmanalment

Tradicionalment, els empresaris estableixen nòmines setmanals, quinzenals, semestrals i / o mensuals. Una nòmina setmanal es produeix una vegada a la setmana i una nòmina quinzenal cada dues setmanes. Pagar quinzenalment, en lloc de fer-ho setmanalment, ofereix nombrosos avantatges tant per a l’empresari com per a l’empleat, en gran part a causa de la simplificació del processament i de menys transaccions.

Redueix el temps de processament

El processament de nòmines inclou el càlcul de salaris regulars i extres, salaris i, si s’escau, compensacions addicionals, com ara comissions, bonificacions i pagues retroactives i extraordinàries. També inclou el càlcul de deduccions, com ara impostos sobre la nòmina, i deduccions voluntàries i embargaments salarials. Els impostos i les prestacions s’han de comptabilitzar en cada cicle de pagament. Segons la mida de la nòmina, pot ser un procés que requereix molt de temps.

El pagament dels empleats quinzenalment en lloc de setmanal requereix que l’empresari processi la nòmina només un cop cada dues setmanes. D’aquesta manera es redueix el temps dedicat al processament de nòmines, reduint-lo bàsicament a la meitat. El processament quinzenal també redueix la probabilitat d’errors en la nòmina.

Sovint estalvia diners

Molts empresaris utilitzen proveïdors de serveis de nòmina per processar la seva nòmina. Normalment, el proveïdor cobra una tarifa plana pel processament, però pot cobrar un suplement per cada transacció de dipòsit directe i emissió de comprovació directa, a més del servei de missatgeria. Pagar quinzenalment en lloc de reduir setmanalment les comissions dels proveïdors i pot suposar un estalvi considerable en funció dels passos reals de la nòmina d’una empresa en concret.

Ruta de paper més petita

El govern federal té lleis de registre de nòmines que els empresaris han de complir. Al final de cada cicle de nòmines, molts empresaris imprimeixen i arxiven registres de nòmines, on s’enumeren les dades de nòmines de cada empleat per al període de pagament. Això inclou la base sobre la qual es van pagar els salaris i es van retenir les deduccions. Tot i que el programari de nòmines pot emmagatzemar dades de nòmines durant diversos anys, mantenir còpies impreses és essencial en moltes empreses per mantenir un sistema de fitxers fiable. Pagar quinze setmanals als empleats en lloc de fer-ho setmanalment significa menys tràmits per arxivar i més espai d’emmagatzematge.

Simplifica la conciliació

Una nòmina setmanal requereix que l’empresari passi els xecs emesos cada setmana i els equilibri amb els que encara queden pendents. Amb una nòmina quinzenal, s’emeten menys xecs en viu, la qual cosa significa menys xecs al seguiment. També pot provocar que es robin i es perdin menys xecs.

Avantatges per als empleats

Una nòmina quinzenal requereix que els empleats sense dipòsit directe portin menys xecs al banc per cobrar els seus xecs que una nòmina setmanal. El pagament setmanal significa que és probable que dues de les nòmines setmanals de l’empleat siguin iguals al seu sou quinzenal. Rebre una quantitat superior cada quinzenal permet a l’empleat pagar diverses factures alhora i pot resultar en una sobra addicional per a estalvis o altres finalitats.

Consell

Si teniu previst canviar el vostre negoci d'un sistema de nòmines setmanal a quinzenal, assegureu-vos que els vostres empleats coneguin el canvi amb un preavís previ. Expliqueu els beneficis de l’horari quinzenal per al negoci i per als empleats perquè el personal entengui els fonaments del canvi.