Què són les despeses prepagades / ingressos prepagats i com s'informa al balanç?

Les despeses de prepagament són els diners que la vostra empresa gasta abans que realment obtingui els béns o serveis que esteu pagant. Els ingressos prepagats (també anomenats ingressos no guanyats i ingressos no guanyats) són el contrari; són diners que algú paga a la vostra empresa abans que feu la feina. A l’hora d’elaborar els estats financers de l’empresa, heu de situar les despeses i els ingressos prepagats en les seves pròpies categories comptables.

Consell

Quan una empresa paga per serveis o béns per endavant, és una despesa de prepagament. Quan es paga a una empresa abans de realitzar el treball, això suposa un ingrés prepagament. Tots dos passen al balanç, però en comptes diferents segons despeses prepagades per l’actiu i ingressos no guanyats pel passiu.

Què són les despeses prepagades i els ingressos prepagats

Els negocis no sempre són qüestions de "Fer la feina; cobrar els diners". Suposem que treballeu en la construcció o la remodelació. Si contracteu una feina important, és habitual demanar al client un dipòsit inicial. Aquests diners són ingressos no guanyats fins que comenceu la feina que els guanyarà. En altres indústries que impliquin serveis mensuals regulars, podeu oferir un descompte si, per exemple, el client fa un prepagament durant els propers sis mesos.

Les despeses de prepagament són quan la vostra empresa fa el mateix. Pagueu l’assegurança de l’any l’1 de gener o pagueu amb antelació els propers sis mesos de serveis de neteja d’oficines.

El problema comptable

Si tracteu les despeses o ingressos prepagats com els ingressos habituals, això crearà una imatge distorsionada de les vostres finances. Suposem que rebreu 60.000 dòlars al gener per serveis durant l'any que ve. Si informeu de tots els ingressos al gener, us donarà un gran èxit, seguit d’onze mesos quan no obtingueu ingressos per la feina. Tractar els imports prepagats de manera diferent dels ingressos habituals ofereix a qualsevol persona que llegeixi el compte de pèrdues o el balanç una millor perspectiva.

Despeses prepagades en el balanç

El balanç és un "signe d'igualtat" amb els actius de l'empresa per una banda, els passius més el patrimoni net per l'altra. Mostra als lectors el valor dels vostres actius (diners en efectiu, béns arrels, equipament) i el valor que tindria l’empresa després de pagar tots els vostres deutes. Incloeu despeses de prepagament a l’actiu de l’equació.

Per exemple, suposem que pagueu al vostre contractista de neteja d’oficines 2.400 dòlars per avançat durant els propers sis mesos de neteja. El que realment heu fet és canviar un actiu (2.400 dòlars en efectiu) per 2.400 dòlars de serveis. Canvieu 2.400 dòlars d’efectiu al balanç i, en canvi, informeu de 2.400 dòlars com a despesa prepagada. Cada mes, quan obteniu la feina que heu pagat, reduïu l’entrada de despeses prepagades en 400 dòlars. També introduïu una despesa de 400 dòlars al compte de pèrdues i guanys.

Ingressos no obtinguts al balanç

Els ingressos prepagats poden semblar un actiu, però per als comptables és un passiu. Suposem que envieu equips informàtics per valor de 10.000 dòlars a un client nou a l’estranger i voleu els diners per endavant. Un cop el rebeu, es crea un deute (heu de tenir tecnologia per valor de 10.000 dòlars al client), de manera que teniu un passiu. Informeu dels 10.000 dòlars en ingressos no guanyats a la secció de passius del balanç, així com en efectiu pel costat de l’actiu. Quan lliureu els béns i guanyeu els diners, esborreu els 10.000 dòlars en ingressos no obtinguts i reporteu 10.000 dòlars d’ingressos al compte de pèrdues i guanys.