Què són els codis del llibre major?

Els codis del llibre major són números que assigneu a diferents entrades de dèbit o crèdit per fer la comptabilitat més fàcil i més funcional. Si assigneu números a diferents tipus de deutes o deutes, podeu passar menys temps introduint dades, ordenar la informació ràpidament i preparar informes senzills que podeu utilitzar una vegada o amb freqüència.

El llibre major

Un llibre major és un llistat senzill dels vostres ingressos i despeses reals. A diferència d’un full pressupostari que inclou els vostres ingressos i despeses esperats, o un informe de cobraments o deutes que mostra el que heu de deure o que teniu, un llibre major només registra les transaccions a mesura que succeeixen. Fins i tot si només teniu un compte bancari que utilitzeu per al vostre negoci, és una bona idea mantenir un llibre major per detectar els errors que pugueu cometre vostè o el vostre banc. Per fer-ho, realitzeu una conciliació mensual o una comparació del vostre llibre major amb l’extracte bancari.

Si utilitzeu un compte corrent, una targeta de crèdit i una línia de crèdit per pagar les factures de la vostra empresa, un llibre major us permet guardar totes les despeses en un sol document.

Ús de codis de registre

Els codis de llibres majors són les xifres que utilitzeu per designar un tipus de pagament o de cobrament. Per exemple, podeu designar els pagaments per telèfon amb un codi de 100. Els pagaments per electricitat poden ser 101. En qualsevol moment, podeu ordenar el document per codi de llibre major per veure quant heu pagat per telèfons o serveis públics.

Assignació de codis de registre

La forma més senzilla d’assignar codis de llibre major és començar amb un número, com ara 100, assignant a cada categoria de crèdit o dèbit posterior un número que afegeixi un número més al número. En aquest cas, els vostres primers cinc codis serien 100, 101, 102, 103 i 104. Per fer que els vostres codis siguin més útils, assigneu als números un significat específic per ordenar-los més fàcilment.

Per exemple, comenceu totes les categories de dèbit amb el número 1 i totes les categories de crèdit amb el número 2. Els dos primers codis de dèbit podrien ser 100 i 101 i els dos primers codis de crèdit serien 200 i 201. Això us ajudarà a trobar ràpidament tot dels seus deutes o crèdits. Afegiu números addicionals per agrupar altres categories d’ingressos i despeses.

Exemples de codificació en ús

Si veneu anuncis impresos en revistes, pancartes als vostres llocs web i llogueu la vostra llista de circulació, podeu designar tots els ingressos impresos amb el número 2 després del primer número de codi de crèdit, els ingressos del vostre bàner amb un 3 i el número de llista amb un 4. A en aquest cas, la vostra entrada per a la publicitat impresa seria de 120, per a la publicitat amb pancarta de 130 i per al lloguer de llistes de 140. Podeu continuar ampliant-la.

Per exemple, si veneu anuncis impresos en color i en blanc i negre, podeu designar el tercer número del codi que sigui 1 per als anuncis en color i 2 per als anuncis en blanc i negre. Si utilitzeu codis de quatre xifres, el vostre codi per als anuncis impresos en color seria 1210 i el vostre codi per als anuncis en blanc i negre seria 1220. Això us permetrà determinar ràpidament el total de vendes impreses i esbrinar el que provenien dels anuncis en color.

Noms vs. Números

En lloc de substituir els codis del llibre major per paraules descriptives, incloeu tots dos. Fins i tot si sabeu que el codi de registre 130 significa ingressos publicitaris per banners, és possible que un comptador o preparador d’impostos nou o substitut no conegui els vostres codis. Si vostè o un comptable temporal codifica erròniament les seves entrades, tenir paraules al costat de cadascuna us pot ajudar a corregir ràpidament els errors.

Ordenació / Totalització / Mitjana

A més d’utilitzar codis de llibres majors per generar informes puntuals, utilitzeu-los per crear totals i mitjanes per a categories d’ingressos i despeses. Això crea actualitzacions en temps real cada vegada que feu una entrada. Per exemple, fer un seguiment de la despesa total de telèfon o de la despesa mensual mitjana de subministraments d'oficina amb les cel·les "Total" i "Mitjana" us permet comparar el vostre rendiment actual amb el vostre pressupost sense haver d'executar informes separats.

Exemple de pla de comptes

Si teniu dubtes sobre la vostra capacitat per configurar un sistema de codis de llibres comptables, penseu en contractar temporalment un comptable o un comptable per configurar el vostre sistema o programari de comptabilitat. El manteniment d’un sistema existent és generalment més fàcil que construir des de zero.

Exemples de comptes de caixa:

  • 1110 Efectiu al banc
  • 1120 Efectiu petit

Exemples de comptes d'ingressos:

  • 2110 Ingressos meritats

  • 2120 Ingressos en efectiu
  • 2130 Ingressos no cotitzats

  • 2140 Altres fonts de finançament

Exemples de deutes a curt termini:

  • 3110 Comptes a pagar
  • 3120 Interessos a pagar
  • 3130 Reclamacions i judicis a pagar

  • 3140 Contractes a pagar