Què és una identificació d'empleat?

Una identificació d'empleat és un codi que fa servir un empresari per identificar de manera única les persones que treballen en una organització. Les identificacions dels empleats permeten mantenir un registre racional i precís i ajuden a preservar la informació confidencial. Si teniu una empresa petita amb un grapat d'empleats, és possible que la identificació d'empleat no sigui una preocupació urgent, però a mesura que creixi el vostre negoci, assumeix una importància més gran.

Per què no SSN?

Un número d'identificació d'empleat no és el mateix que un número d'identificació fiscal o número de seguretat social (SSN) assignat pel govern federal. Tot i que les SSN són una altra forma útil d’identificació, s’han de mantenir confidencials i no s’han d’utilitzar per al registre diari. Els lladres d’identitat busquen SSN perquè identifiquen de manera única els ciutadans dels EUA. Els lladres d'identificació poden utilitzar números de la Seguretat Social per crear targetes d'identificació falses i altres documents fraudulents. Això és més difícil de fer amb els identificadors d'empleats, ja que no tenen cap utilitat fora dels registres interns d'una empresa.

El problema de "John Smith"

A mesura que la vostra empresa creix, augmenta la probabilitat que feu servir diverses persones que comparteixin el mateix nom, especialment per als noms comuns. Tot i que els segons noms i títols com ara "Doctor" poden ajudar a distingir les persones, això no sempre funciona. Un sistema d’identificadors d’empleats únics us permet identificar i tenir en compte les persones que tenen el mateix nom.

Format del codi d'identificació

Quan creeu un codi d'identificació d'empleat, el format depèn completament de vosaltres. Pot ser un número o una combinació de lletres, números i altres símbols. Una empresa pot utilitzar l’identificador per identificar el tipus d’un empleat; per exemple, una "T" seguida d'uns quants dígits pot identificar aquesta persona com a tècnica. Algunes empreses utilitzen un esquema de numeració seqüencial en el qual els treballadors que s’hi van incorporar molt aviat tenen un nombre baix i els contractats més tard obtenen un nombre més alt.

Control central dels números d'identificació

És important que la vostra empresa assigni nous números d’identificació en un lloc central o central de l’empresa, com ara el departament de Recursos Humans o per a petites empreses, el comptable o la vostra persona de nòmina. En centralitzar la responsabilitat, redueix la possibilitat de donar el mateix nombre a més d’una persona o que la mateixa persona acabi amb diversos números. La singularitat és crucial per a un sistema de comptabilitat que funcioni sense problemes.

Identificador polivalent

És possible que la vostra organització pugui utilitzar un número d'empleat per a diversos propòsits. Per exemple, un intern no remunerat pot no estar al sistema de nòmines, però encara necessita recursos com ara claus i accés a l’ordinador. Si la vostra empresa contracta el becari, pot mantenir el mateix número; no cal que els torneu a introduir al vostre sistema de comptabilitat.

Identificació i bases de dades dels empleats

Les identificacions dels empleats ajuden a fer eficaços el manteniment de registres informatitzats reduint la informació redundant. Per exemple, un fitxer d'empleat pot tenir l'identificador d'empleat, el nom, l'adreça de casa i el número de telèfon. Un fitxer per fer un seguiment del temps de vacances pot tenir només el número d'identificació i la data de vacances. L’ordinador uneix els dos fitxers automàticament mitjançant el número d’identificació, cosa que us permet veure el nom de l’empleat i el temps de vacances en un informe.

Identificació d'empleat vs. empleador

No confongueu l’identificador d’empleat amb l’identificador d’empresari (EIN). Aquest últim és un codi assignat pel govern federal a les empreses amb finalitats fiscals i d’informació. És similar a un número de la Seguretat Social, ja que identifica de manera única l’empresa. Qualsevol empresa nord-americana que doni feina a persones necessita un EIN.