Com dirigir-se a un grup per correu electrònic

Per dirigir-vos a un grup de persones per correu electrònic cal una mica de planificació prèvia. Com a propietari d'una petita empresa, heu de tenir en compte la privadesa dels vostres destinataris, les lleis que regulen el correu electrònic comercial, l'etiqueta necessària en la mesura de qui es dirigeix ​​i com els escriviu. Si teniu previst enviar futurs correus electrònics al mateix grup, podeu configurar una llista de grups a la majoria de clients, com ara Microsoft Outlook, per utilitzar-la com a llista de distribució.

A, CC o BCC

1

Imagineu-vos que sou a una habitació amb tothom que rebrà el vostre correu electrònic de grup. Tingueu en compte la seva relació amb vosaltres, els uns amb els altres i la seva participació en la informació que envieu.

2

Col·loqueu el vostre propi nom al camp "Per a" i col·loqueu els noms dels membres del grup al camp "BCC" (Blind Carbon Copy) si aquestes persones ja no es coneixen. Se suprimeix tota la informació introduïda al camp BCC, de manera que ningú no veurà noms ni adreces de correu electrònic excepte el vostre. Això és adequat, per exemple, si envieu un correu electrònic a tots els vostres clients. Recordeu que la privadesa supera totes les altres etiquetes de correu electrònic.

3

Inseriu els noms de totes les persones a qui us dirigiu directament al camp "Per a". Això és apropiat, per exemple, si envieu un missatge a tots els vostres empleats sobre un canvi en l'horari d'oficina. En veure els seus noms al camp "Per a", s'informa a aquests empleats que el correu electrònic es dirigeix ​​a cadascun d'ells.

4

Introduïu els noms de qualsevol persona que no es dirigeixi directament al vostre missatge, però que se n’hauria d’informar al missatge al camp "CC". Per exemple, si envieu un missatge a un client i voleu que el representant de vendes es mantingui al bucle, inserireu el nom del representant de vendes al camp CC.

5

Utilitzeu el camp BCC amb discreció quan hàgiu inclòs altres als camps Per o CC. Això pot ser adequat, per exemple, si envieu un missatge a un client i un proveïdor o soci comercial ha demanat que se n’informi sense que el client ho sàpiga.

Direcció als destinataris

1

Utilitzeu una salutació genèrica a la primera línia del correu electrònic, com ara "Salutacions" o "Bon dia" quan us adreceu a diversos destinataris. Si tots els destinataris tenen la mateixa relació amb vosaltres, adreceu-vos-hi per igual, per exemple, "Benvolguts clients" o "Atenció als empleats". Aquesta és una pista important per als destinataris que es tracta d’un missatge de grup enviat a diverses persones.

2

Adreça't a la persona del camp "A" pel seu nom si només hi ha una persona en aquest camp i se n'envien còpies a d'altres. D’aquesta manera s’informa a la persona que l’adreça electrònica s’adreça a ella, mentre que la resta sabrà immediatament que està rebent còpies de carboni.

3

Escriviu el missatge amb un estil adequat per a la persona o persones a qui s’adreça, com si els parléssiu davant dels altres.

4

Firmeu el correu electrònic com ho faríeu normalment per a les comunicacions entre oficines. Si algun dels destinataris es troba fora del vostre lloc de treball, utilitzeu el vostre nom complet i el nom de l’empresa, així com la vostra adreça i número de telèfon. Tingueu en compte que la llei CAN-SPAM s’aplica a tots els correus electrònics comercials que s’envien fora del vostre negoci.

Creació d’un grup de contactes a Microsoft Outlook

1

Inicieu Microsoft Outlook i seleccioneu "Grup de contactes nou" a la secció "Nou" de la pestanya Inici.

2

Escriviu un nom per al grup al camp "Nom". Seleccioneu "Afegeix membres" al grup "Membres" de la pestanya Grup de contactes.

3

Seleccioneu el contacte "Des de contactes de l'Outlook", "Des de la llibreta d'adreces" o "Nou correu electrònic" si voleu. Per afegir un contacte de correu electrònic nou, podeu escriure la informació al quadre de diàleg "Afegeix un membre nou". Per als altres mètodes, simplement seleccioneu els noms de la llista.

4

Escriviu el nom del grup al camp "Per a", "CC" o "BCC" del vostre missatge de correu electrònic.