El propòsit de la planificació de contingència

Ningú no pot predir el futur ni com els esdeveniments externs i les condicions del mercat afectaran la seva capacitat de continuar operant. Però les empreses es poden preparar per a esdeveniments fora del seu control. Mitjançant un procés de "què passa si", les organitzacions desenvolupen plans de contingència, de vegades anomenats plans de continuïtat del negoci, per identificar escenaris desconeguts que poden afectar les seves operacions, com terratrèmols, incendis, violència i altres situacions i com respondran a cada escenari.

Què és la planificació de contingència?

Una contingència és qualsevol cosa que es produeix fora del rang d’operacions normals que poden afectar negativament la capacitat d’operar d’una organització. Dit d’una manera senzilla, la planificació de contingències es tracta de preparar-se i forma part integral de la planificació regular d’operacions. Un pla de contingència és un pla per tractar esdeveniments inusuals. Independentment de la mida, totes les organitzacions necessiten plans de contingència.

Per què una empresa necessita objectius de contingència?

L’objectiu d’un pla de contingència és permetre a una organització tornar a les seves operacions diàries el més ràpidament possible després d’un imprevist. El pla de contingència protegeix els recursos, minimitza les molèsties dels clients i identifica el personal clau, assignant responsabilitats específiques en el context de la recuperació. Per exemple, els recursos humans poden desenvolupar plans d’evacuació dels empleats; donar suport a programes de beneficis per als empleats, com ara assistència sanitària o compensació del treballador; o contractar treballadors temporals segons sigui necessari.

Els plans de contingència són a l’abast de tota l’organització i específics per departament. Per exemple, els departaments de serveis d’informació solen tenir un pla de recuperació de desastres per protegir, restaurar i utilitzar les dades de l’empresa, inclosos el maquinari de l’ordinador, el programari i els manuals d’instrucció.

Qui és responsable de la contingència de riscos?

El lideratge superior té la responsabilitat general de la planificació de contingències, inclòs el finançament del treball per desenvolupar, provar i mantenir el pla. Moltes organitzacions designen un coordinador o gerent del pla de contingència que té la responsabilitat general de desenvolupar i mantenir el pla. En una empresa petita, el coordinador pot ser el propietari o un administrador. Es comunica amb els empleats i els forma sobre el pla i les seves responsabilitats. Periòdicament, prova el pla mitjançant situacions simulades per identificar problemes i àrees de millora i actualitza el pla per reflectir els canvis en l'organització i la tecnologia.

Les qüestions dels interessats i els requisits regulatoris també s’incorporen al procés de planificació. Per exemple, si un huracà es mou cap a la zona, els gestors de comptes de client tindrien un script o una llista de comprovació per utilitzar-se en la comunicació amb cada client.

Consells per desenvolupar un pla de contingència

El desenvolupament d’un pla de contingència comença identificant les àrees funcionals essencials per a les operacions empresarials i seguint els passos clau per a cada àrea de la següent manera:

  • Determineu com cada situació, com ara un incendi o una inundació, afectaria aquestes àrees clau; quines accions es durien a terme; i els recursos necessaris per a cadascun.

  • Establir objectius per tornar a les operacions essencials i tornar a les operacions normals completes.

  • Identifiqueu cada procés necessari i documenteu cada pas del procés, el que cal fer, juntament amb els empleats i altres recursos necessaris per completar el treball.

  • Desenvolupeu plans per a cada àrea funcional i l’organització en conjunt i, a continuació, proveu i perfeccioneu els plans de forma regular.

  • Finalment, implementeu un pla de comunicacions i educació per mantenir informats els empleats sobre els canvis i recordar-los les seves funcions i responsabilitats.