unvoyagepourlaplanete.com

Els propietaris d’empreses milloren la seva imatge empresarial pública quan s’estableixen fermament les seves polítiques corporatives per a les comunicacions professionals. S’ha convertit en un lloc habitual que els empleats siguin molt informals quan es tracta de correus electrònics empresarials. I, tot i que és habitual, ser informal sobre els correus electrònics empresarials no és l’estàndard comercial acceptat. Els propietaris d’empreses s’han d’adonar que establir el to adequat marca el to de tota la carta.

Comenceu amb la salutació. Limiteu les opcions de salutació i doneu al personal les opcions adequades.

La salutació estàndard

La salutació estàndard és "Benvolgut senyor (cognom de la persona)". I, com es fa a la correspondència tradicional per correu postal, l’ús de la salutació estàndard mostra respecte i professionalitat. Alguns poden considerar això passat de moda, però és més acceptable que ser ofensiu sense voler.

Una salutació que comença per "Estimat" és atemporal. Utilitzeu el cognom de la persona si el teniu o si la relació és nova. Això demostra respecte.

Per exemple, "Benvolgut senyor Jones", es prefereix a "Benvolgut Joan". Si no esteu segur del títol de la persona (senyor, senyora, senyora o senyoreta) ni del cognom, és acceptable fer servir el primer nom. Hauria de ser una política d’empresa estàndard que els empleats intentessin esbrinar el cognom del destinatari abans de recórrer a utilitzar el primer nom.

Una salutació més amable

De vegades, els correus electrònics s’escriuen amb estàndards menys formals simplement perquè l’emissor vol ser més amable. Per exemple, "Hola" és més amable que "Benvolgut". Això es pot utilitzar fins i tot en una comunicació freda, on el remitent no té el nom del destinatari. També s'utilitza amb un nom de pila, com a "Hola Jennifer".

Un propietari d’empresa pot tenir relacions específiques amb els clients quan s’utilitza per a la salutació formal, tal com es defineix en els procediments de l’empresa. Per exemple, el personal pot incorporar-se a un nou client i preguntar-li si prefereix que el truquin el seu nom o el seu cognom.

Professional però cordial

Els propietaris d’empreses veuen "Salutacions" que s’utilitza a la correspondència. És una salutació acceptable, però suggereix una relació comercial cordial en lloc d’una relació formal. Es tracta de tractar de ser amable i diferent, però encara es considera formal. Sovint es veu en correus electrònics freds o en correspondència on l’interlocutor no manté una relació forta amb el destinatari.

Salutacions a evitar

Penseu en la persona que llegeix el correu electrònic abans d’escriure la salutació. Quan no esteu segur de com iniciar un missatge de correu electrònic empresarial, incloeu els salutacions tradicionals. Començar el missatge de correu electrònic amb "Hola" es veu sovint entre el personal més jove, que adopta un enfocament informal de tot.

Tanmateix, això és massa casual per a la majoria de situacions comercials a causa de la manca de respecte potencial que senten alguns destinataris. Això és especialment cert quan un membre del personal més jove envia un missatge de correu electrònic a un col·legi de negocis o client potencial més gran.

Una altra salutació que cal evitar és "A qui pot preocupar-se", tret que no tingueu ni idea de la identitat del destinatari. Aquesta salutació suggereix un correu electrònic a cegues que no té cap relació amb el destinatari. La majoria de destinataris ho veuen immediatament com un correu electrònic a cegues i poden descartar-lo abans de llegir-lo. Per exemple, "Hola" és més amable que "Benvolgut" i és més comú quan el remitent manté una relació positiva establerta amb el destinatari.

Consell

És millor deixar les coses curtes si no disposeu de molta informació. "Hola" és millor que "Benvolgut amic", fins i tot si no teniu un nom després de "Hola".