Què és un formulari de sol·licitud de compra?

Les petites empreses solen llançar-se amb un pressupost reduït. Això fa que el control dels costos sigui essencial per a la salut a llarg termini de l’empresa. Una manera de reduir despeses i fomentar la despesa responsable és desenvolupar un procés intern de sol·licitud de totes les compres noves.

Formulari de sol·licitud de compra

Un formulari de sol·licitud de compra és un document intern que els empleats fan servir per sol·licitar la compra d’un article específic. L'empleat descriu el producte i per què és necessari. Aquest formulari s’envia a altres persones i departaments de l’empresa per a la seva revisió i aprovació.

El procés de sol·licitud

El procés de sol·licitud és intern i varia segons les empreses. No obstant això, un procés de sol·licitud de compra típic pot funcionar així:

  1. Un empleat necessita un ordinador portàtil nou i obté un formulari de sol·licitud. Descriu el portàtil que vol i, si cal, explica per què ho necessita. A continuació, demana al seu cap de departament que signi el formulari de sol·licitud.

  2. Després que el supervisor signi el formulari, pot dirigir-se al departament de TI perquè els especialistes del departament puguin assegurar-se que l’ordinador és compatible amb els sistemes de l’empresa i que compleix els estàndards de seguretat de les dades.

  3. Després de l’aprovació de TI, la sol·licitud es dirigeix ​​al departament de compres. El personal del departament prové l’equip de diversos minoristes i opta per comprar-lo al minorista que ofereix el millor preu. El departament de compres emet una comanda de compra al proveïdor.

Avantatges d’un procés de sol·licitud

Hi ha diversos avantatges en un procés de sol·licitud, fins i tot per a petites empreses:

  • Transparència: el procés de sol·licitud requereix que els empleats i els seus supervisors justifiquin una compra. El simple procés d’anotar per què es necessita un determinat producte pot reduir les compres innecessàries. També pot minimitzar la despesa excessiva en articles cars quan un producte menys costós satisfaria les necessitats de l’empresa.

  • Funcionalitat i compatibilitat: alguns productes, especialment l'electrònica de programari, poden ser incompatibles amb els equips i sistemes actuals de les empreses. En exigir als caps d’altres departaments rellevants que iniciïn una compra, una empresa redueix o elimina la necessitat de retornar un producte quan es descobreix que no és l’adequat per a l’empresa.

  • Obtenir la millor oferta: els departaments de compres o un agent de compres poden desenvolupar relacions amb els proveïdors i assegurar els preus preferits de molts productes.

Altres consideracions sobre el procés de requisit

Algunes empreses no requereixen formularis de sol·licitud per a totes les compres. Per exemple, una empresa pot decidir que les compres d'articles que costin menys de 100 dòlars i que no siguin programari, ordinadors o perifèrics puguin ser aprovats i ordenats directament per un gerent de departament. Un procés de sol·licitud pot ser excessiu per a una empresa molt petita, amb només un o dos empleats. No obstant això, a mesura que el negoci creix, revisar els processos de compra i implementar processos nous sempre és una bona idea.