Com tenir en compte les reparacions i el manteniment segons els PCGA

Les reparacions i el manteniment són despeses que incorre en una empresa per restaurar un actiu en una condició operativa anterior o per mantenir un actiu en la seva condició operativa actual. Són diferents de les despeses de capital utilitzades per comprar l’actiu. Segons els principis comptables generalment acceptats (PCGA), heu de registrar les despeses de reparació i manteniment als vostres registres i informar-los dels vostres estats financers en el període en què es van produir. Les directrius són força senzilles i detallem el procés a continuació.

Reparacions i despeses de manteniment versus despeses de capital

Les despeses de capital són els costos en què incorre una empresa per comprar un actiu, allargar la seva vida útil o augmentar la seva capacitat o eficiència. Les despeses de reparació i manteniment només mantenen la vida o l’estat actual d’un actiu. La distinció és generalment clara, tot i que hi ha vegades que es necessita un judici per a una despesa determinada.

Per exemple, substituir una peça trencada en un motor suposa una despesa de reparació, mentre que actualitzar el motor per augmentar la capacitat d’una màquina suposa una despesa de capital. Una empresa fa una despesa completa de reparació o manteniment alhora, però assigna una despesa de capital com a despesa al llarg del temps.

Registre de despeses en el període comptable adequat

Segons els PCGA i la base comptable de meritació, haureu de comptabilitzar una despesa en el període en què es va produir. El període en què pagueu una despesa no afecta quan reconeixeu la despesa als vostres registres. El període de reparació i el període de pagament solen ser els mateixos, però no sempre és així.

Per exemple, si repareu un motor de camió al final de l'any en curs però teniu previst pagar la reparació l'any vinent, heu de registrar la despesa de l'any en curs.

Gravació d’una entrada de diari

Per registrar una despesa de reparació o manteniment als vostres registres, carregueu el compte de despeses de reparació i manteniment per l'import de la despesa en una entrada del diari. Un dèbit augmenta el compte de despeses. Acrediteu el compte en efectiu o el compte a pagar pel mateix import, segons com pagueu la despesa.

Un crèdit redueix el compte d’efectiu, que és un actiu, però augmenta el compte a pagar, que és un passiu, per un import que deureu a un tercer.

Informes del compte de pèrdues i guanys

Al final d'un període comptable, sumeu el total de les reparacions i despeses de manteniment que hàgiu registrat durant el període. Escriviu "Despeses de reparació i manteniment" i l'import total com a partida a la secció de despeses d'explotació del compte de pèrdues i guanys.

Per exemple, si heu tingut 10.000 $ en despeses de reparació i manteniment durant l'any, escriviu "Despeses de reparacions i manteniment 10.000 $" a la secció de despeses d'explotació del compte de pèrdues i guanys.

Advertiment

Les directrius de l’IRS i els procediments comptables GAAP canvien sovint. Assegureu-vos que baseu la vostra comptabilitat en els procediments més recents disponibles per a finalitats comptables i fiscals.