Les característiques d’un sistema de gestió de la informació

Un sistema de gestió d’informació recopila i gestiona les dades que s’emmagatzemen en diversos formats i les fan accessibles a les persones que ho necessiten. Sovint, una petita empresa només necessita gestionar documents d’oficina i fulls de càlcul i posar-los a disposició dels empleats. Pot ser que altres hagin de recopilar i gestionar informació detallada sobre les dades dels clients. Encara altres sistemes de gestió de la informació fan que les dades estiguin disponibles per a grans organitzacions o fins i tot per al públic en general a través d’un lloc web.

Independentment dels requisits d’una organització, un bon sistema de gestió de la informació hauria de ser capaç de fer-ho recollir i emmagatzemar i gestionar les dades in els formats que necessiteu i lliureu informació segons sigui necessari en plataformes adequades per a les persones que ho necessitin.

Comprensió dels sistemes de gestió de la informació

En lloc d’un sol paquet de programari, penseu en un sistema de gestió de la informació com un sistema de regles establert per la vostra empresa per determinar com els empleats recopilen, emmagatzemen i accedeixen a la informació. Si actualment la vostra empresa utilitza molts productes diferents que no es comuniquen entre ells, és possible que necessiteu l’assistència d’un expert, com ara un distribuïdor de valor afegit, per integrar les vostres dades abans de posar en marxa un sistema de gestió de la informació.

La informació s’ha de recollir i emmagatzemar

La majoria de les empreses tenen informació en diferents formats emmagatzemats en més d’un lloc. Alguns fitxers es poden emmagatzemar en un servidor de l’empresa, mentre que d’altres s’emmagatzemen localment en ordinadors de sobretaula i portàtils, mentre que d’altres s’emmagatzemen al núvol, amb serveis com Google Drive o Microsoft OneDrive. Les eines especialitzades, com ara un programari de gestió de relacions amb els clients (CRM) o un programari de gestió d’inventaris, poden mantenir la informació independent d’aquests altres sistemes.

Un sistema de gestió de la informació centralitza la informació, de manera que no es duplica en diferents llocs o formats diferents, cosa que sovint fa que les versions de documents lleugerament variades siguin accessibles a diferents persones en diversos moments.

Exemple: Si teniu un programari CRM, tota la informació del client hauria de ser emmagatzemada allà i no duplicada en altres llocs. Els documents i els fulls de càlcul han d’estar al servidor de l’empresa o bé en una solució al núvol, on siguin accessibles per a tothom, còpia de seguretat i protecció.

La informació ha de ser gestionable

Els administradors haurien de tenir accés a tota la informació de l’empresa requerida pels seus departaments. Haurien de poder aprovar o denegar canvis en els documents actuals, així com la creació de nous documents. Cal fer una còpia de seguretat de les dades perquè, si se suprimeix o es compromet un fitxer, es pugui restaurar. També s’ha de restringir l’accés a les dades de manera que només aquells que ho necessitin puguin utilitzar-la.

Exemple: Si un empleat modifica una carta estàndard enviada als clients, el gestor pot revisar i aprovar el canvi o tornar el document a una versió anterior. Aquesta és una característica estàndard en sistemes com Google Drive, OneDrive i Microsoft SharePoint, on els propietaris de documents poden aprovar o denegar canvis, així com limitar les capacitats d’edició i la possibilitat d’accedir a informació a persones específiques.

La informació ha de ser accessible

Per a algunes empreses petites, només és necessari disposar d’informació accessible només als ordinadors de l’empresa. Però avui en dia, cada vegada més empreses requereixen que la informació sigui accessible fora del lloc, així com en tauletes i telèfons intel·ligents. Això es pot aconseguir fent que la informació sigui accessible mitjançant un servidor web segur i, en molts casos, mitjançant una aplicació mòbil.

Exemple: Mitjançant Microsoft Sharepoint, podeu configurar un lloc web del portal de l'empresa que només facin servir els empleats. Els administradors poden configurar fluxos de treball per a projectes per garantir que tothom contribueixi quan sigui necessari. Els administradors també poden establir requisits d'aprovació per a les pàgines publicades al portal de l'empresa i establir permisos per a empleats o grups específics per garantir que els canvis només els facin persones autoritzades a fer-ho. Tothom pot accedir a la informació mitjançant un navegador web o mitjançant l’aplicació SharePoint de les seves tauletes i telèfons intel·ligents.