Diferència entre subministraments i despeses d'oficina a efectes fiscals

Obrir i dirigir una empresa costa diners, ja sigui invertit en despeses d’inici, despeses generals, salaris o subministraments d’oficina tan senzills com els blocs de notes. Hi ha tres tipus principals de categories de despeses d'oficina a considerar: despeses generals d'oficina, subministraments d'oficina i equipament d'oficina gran, com ara mobles. Tots s’han de tractar adequadament quan les empreses preparen els seus impostos comercials per rebre deduccions.

Despeses generals d’oficines vs. subministraments

Les despeses generals d’oficina estan relacionades amb les operacions d’oficina. La llista general de despeses d'oficina pot incloure ordinadors i tauletes d'escriptori i portàtils, sistemes de telefonia d'oficina i telèfons mòbils per a empleats, programari de comptabilitat, serveis de llocs web i tarifes d'Internet. Altres despeses operatives poden incloure serveis de neteja i serveis públics.

Els subministraments d’oficina són articles a curt termini que s’han de tornar a omplir o substituir. Inline Accounting recomana que, segons el tipus d’empresa, incloguin tinta d’impressora, tòner, cafè, grapes, bolígrafs, aigua i articles de papereria, incloses les factures en paper. Els articles grans que costen més diners, com ara mobles d’oficina, es consideren equips comercials.

Despeses de negoci vs. Despeses de capital

Les despeses de capital són diners que utilitzen les empreses per obtenir, mantenir i millorar els principals actius físics. Aquestes despeses es produeixen quan les empreses fan inversions importants, amplien operacions o inicien grans projectes. Aquests podrien incloure la construcció d’un nou magatzem, la instal·lació d’un nou sostre o la compra d’una flota de camions.

Es tracta d’una categoria diferent de les despeses empresarials. Les despeses de capital són per a necessitats empresarials a llarg termini, mentre que les despeses empresarials són més curtes. Les despeses de capital no es poden deduir íntegrament de la mateixa manera que el material i les despeses d’oficina.

Reglament general de despeses empresarials de l’IRS

Freshbooks explica que les despeses empresarials, com ara material d’oficina, es poden deduir de les declaracions d’impostos si l’empresa està en funcionament per obtenir beneficis. En general, les despeses empresarials han de ser "ordinàries i necessàries". En altres paraules, s’han d’esperar costos per a la gestió del tipus d’empresa i necessaris per a operacions quotidianes i a llarg termini.

Les despeses empresarials s’han de separar de les despeses de capital, les despeses que s’utilitzen per determinar el cost dels béns venuts i les despeses personals. En general, podeu deduir l'import total de qualsevol despesa empresarial si compleix aquests criteris "normals i necessaris" i no és una despesa de capital.

L'IRS té diferents regles per a les empreses basades en la llar. Aquests propietaris d'empreses han de distingir entre els articles que s'utilitzen exclusivament per a l'empresa i els que no ho fan. Un ordinador portàtil que s’utilitza per a les tasques escolars dels nens no es pot classificar com a despesa empresarial. Si s’utilitza per a empreses algunes vegades, és possible que pugueu deduir una part de determinades despeses.

Què hi ha a les llistes de despeses empresarials

Un negoci que no es troba en una casa pot deduir diverses despeses empresarials. Les grans empreses poden tenir més deduccions que les petites. La llista de despeses empresarials d’una gran empresa pot incloure lloguer, assegurança, lloguer d’equips, comissions bancàries, comissions de processament de nòmines, programes d’atenció i prestacions mèdiques per als empleats i honoraris legals.

Les petites empreses també poden deduir molts d’aquests costos. Les empreses que donen feina a venedors poden deduir els costos de vehicles d’empresa, viatges, allotjament i formació. Segons Ageras, també es podran deduir despeses addicionals relacionades amb el manteniment, la reparació i els uniformes.

La llista de despeses d'oficina que compleixen els requisits per a empreses basades en la llar és una mica diferent. Hi ha d’haver una zona a la llar que s’utilitzi exclusivament per dirigir el negoci. Aquesta llista de despeses empresarials pot incloure una part dels impostos sobre la propietat i els interessos hipotecaris de la casa, una línia telefònica independent que només s’utilitza per a l’empresa, assegurances, un sistema de seguretat, manteniment de la llar i manteniment i reparacions.

Deduccions de despeses de petites oficines

Per reclamar qualsevol deducció de despeses d’oficina, l’empresa ha de conservar els rebuts detallats. Quan l’empresa presenta els seus formularis fiscals, dedueix subministraments d’oficina dels beneficis. Per tant, una empresa que obté un benefici de 100.000 dòlars i gasta 15.000 dòlars en subministraments d’oficina té un benefici de 85.000 dòlars a efectes fiscals, tret que hi hagi altres deduccions.

Les despeses comercials generals i administratives solen ser deduïbles el mateix any en què es paguen. Hi ha una excepció per als costos directament relacionats amb la creació d’un nou negoci; s'han de capitalitzar en un període de cinc anys.

Hi ha normes sobre com es poden deduir coses com les despeses d’entreteniment i els regals dels clients. Per exemple, els propietaris d’empreses poden deduir el 50% d’un menjar per a clients, però només es limita a una persona; els àpats de grup i les festes no compten. Per als regals dels clients, es permet una deducció del 25%.

Deduccions de despeses de despatx a casa

L'espai físic de l'oficina a casa es pot deduir d'una de dues maneres: simplificada o estàndard. L'IRS descriu la deducció del mètode simplificat com a "5 dòlars per peu quadrat d'oficina fins a 300 peus quadrats". El mètode estàndard és més complicat; fa un seguiment de les despeses reals i calcula un nombre final en funció del percentatge de la llar que s’utilitza per al negoci.

Altres deduccions de despeses de despatx a casa també es calculen com a percentatges segons l’espai de l’oficina o el quilometratge. Aquests inclouen el transport, el servei d’Internet, l’ús del telèfon i altres articles.

Maneres de classificar les despeses

Les despeses comercials es poden desglossar en tres categories: fixa, variable i periòdica. Els costos fixos continuen sent els mateixos, però poden canviar una mica en un moment determinat, com ara un any. Un exemple evident d’això és el pagament mensual del lloguer que augmenta al cap de 12 mesos.

Les despeses variables no són consistents i poden suposar les despeses més grans d’un negoci. Es poden veure en costos de nòmina, factures de serveis públics, compres d’inventari i llançaments de nous productes. Les despeses periòdiques són inesperades i poden ser difícils de planificar. Haver de tornar a fer una comanda gran i incorrecta, substituir un sistema informàtic o obrir una nova oficina.

Com funciona l’amortització?

L'IRS permet als propietaris de petites empreses cancel·lar els primers 18.000 dòlars pagats per equips comprats per a ús empresarial només en un any determinat. Si una empresa normalment compra tants equips cada any, pot ser que vulgui aprofitar immediatament la bonificació fiscal total.

Si es tracta d'un cost periòdic o variable, és possible que el propietari de l'empresa vulgui aprofitar la depreciació. Es tracta de la reducció del valor d’un actiu amb el pas del temps. L’amortització és deduïble per als propietaris d’empreses i es basa en una fórmula de l’IRS. Permet que la persona que sol·licita depreciï el cost de la compra amb el pas del temps es pugui repartir.

Diversos tipus de despeses d'oficina es poden classificar com a actius fixos en balanços i es poden amortitzar. Les empreses utilitzen actius fixos per obtenir ingressos a llarg termini i aquests actius romanen a la companyia durant períodes més llargs. Alguns exemples inclouen vehicles d’empresa, mobles, ordinadors i maquinària.

Recursos útils per a la presentació d'impostos

L’IRS té molta informació al seu lloc web que pot ajudar els propietaris d’empreses a preparar impostos. La publicació IRS 535 sobre despeses empresarials conté directrius per a temes que inclouen despeses de lloguer, pagament dels empleats, amortització i esgotament.

Aquest formulari també fa referència a Business Services Online, patrocinat per l'Administració de la Seguretat Social. Business Services Online ofereix opcions de presentació en línia per a comptables, CPA i altres agents inscrits que processen determinats formularis fiscals.