Les directrius sobre manuals de procediments d’escriptura

Els manuals de procediments són eines útils per a diversos entorns laborals. Tant si els empleats necessiten saber com funcionar la màquina de còpia o com completar la formació necessària en salut i seguretat, un manual de procediments pot oferir una visió general dels passos. Molts empresaris dissenyen manuals combinats de "política i procediment", però és important reconèixer la distinció: les polítiques reflecteixen les normes, mentre que els procediments reflecteixen els processos i la forma de completar-les. En elaborar un manual de procediments eficaç, és essencial centrar-se en el propi procediment i proporcionar la informació que sigui més útil per als empleats per dur-lo a terme.

Qualitats

Un manual de procediments ha de ser fàcil de llegir i utilitzar. Un manual de procediments que requereix el seu propi manual de procediments només per llegir-lo no és útil per a cap empleat. A més, el manual de procediment ha de ser coherent en tots els elements, inclosos l’estil, el disseny i la informació. Un manual de procediments està dissenyat per ajudar altres persones a realitzar una determinada tasca, de manera que s’ha d’escriure pensant en els lectors. Els processos que es descriuen han de ser clars i lògics, de manera que tots els lectors puguin seguir el procediment sense dificultats.

Característiques

Els manuals de procediments variaran segons les característiques específiques, en funció del tipus d'informació que es detalli. En la seva major part, però, els manuals de procediments efectius són aquells que tenen un format clar i coherent perquè els lectors sàpiguen com seguir el material. Els paràgrafs haurien de començar i acabar sense confusió, i els lectors no s’haurien de preguntar on acaba un pas i comença un altre. A l’hora de descriure els passos, els escriptors haurien d’utilitzar verbs d’acció forts per assegurar-se que els lectors saben exactament què han de fer i haurien d’oferir explicacions i opcions si escau. Totes les icones, imatges o gràfics / gràfics haurien de ser obvis d’entendre i senzills de seguir.

Estil d’escriptura

L’estil d’escriptura d’un manual de procediment s’ha de basar en un llenguatge clar i concís. Tota la informació de procediment hauria de ser precisa i qualsevol acrònim s’hauria d’aclarir amb una explicació entre parèntesis, per exemple, la "Food and Drug Administration (FDA)". Als manuals de procediments que estaran en circulació durant algun temps, eviteu utilitzar informació específica que podria quedar obsoleta ràpidament. S'ha d'evitar el llenguatge tècnic i l'argot que per a la majoria no resultaran familiars.

Disseny

El disseny del manual de procediment dependrà en gran mesura del tipus de procediment que s’està esbossant, però s’apliquen algunes recomanacions de disseny per a tots els manuals de procediments. Un bon manual de procediments utilitza molt d’espai en blanc. És a dir, el manual no està sobrecarregat d’impressió, sinó que ofereix una gran quantitat de sagnats i salts de paràgraf per evitar espantar el lector. Els manuals de procediments eficaços també tenen encapçalaments i subencapçalaments clars, així com qualsevol altra etiqueta i esquema adequat per a molts punts.

Responsabilitats

Els responsables d’escriure manuals de procediment també són responsables de revisar-los periòdicament. Si el material esdevé irrellevant, s’hauria d’eliminar o actualitzar. Si la informació no és efectiva per ajudar els empleats, el manual s’ha de revisar i millorar. Un manual de procediments només és tan útil com el treball que permet realitzar els lectors i, si el manual no ho fa, l’escriptor té la responsabilitat de canviar-lo.