La diferència entre una sol·licitud i una comanda de compra

Convèncer els vostres empleats perquè emplenin tràmits addicionals quan necessitin materials o subministraments pot ser difícil, però establir un sistema de contractació ajuda a controlar els costos i crea un rastre de paper quan intenteu auditar els vostres comptes financers. Les sol·licituds de compra i les comandes de compra són documents clau en el procés d’adquisició d’elements que la vostra empresa necessita per operar, estandarditzant el procés de comanda interna i externa.

Consell

Una sol·licitud de compra és un formulari que un departament intern de la vostra empresa, com ara la sala de correu, envia al departament de compres de la vostra empresa amb els articles que vol que el departament de compres sol·liciti a un proveïdor extern. Un cop el departament de compres d’una empresa ha aprovat la sol·licitud de compra, emet una ordre de compra al proveïdor extern dels béns sol·licitats, iniciant la transacció de venda.

Enviament d’una sol·licitud de compra

Una sol·licitud de compra és un formulari que un departament intern de la vostra empresa, com ara la sala de correu, envia al departament de compres de la vostra empresa amb els articles que vol que el departament de compres sol·liciti a un venedor extern. Tot i que els formularis individuals varien segons el negoci, les sol·licituds de compra solen requerir informació específica, inclòs el nom del departament que sol·licita els articles, el nombre exacte d’articles sol·licitats, una descripció general dels articles, el nom legal del proveïdor extern habitual i el preu esperat de la compra. El departament de compres aprova o denega una sol·licitud de compra.

Quan es requereixen requisits?

Per a compres petites, sovint és un procediment estàndard que els departaments interns comprin articles directament als minoristes mitjançant una targeta de crèdit de l’empresa i saltin el procés de requisició total del departament de compres. Normalment, les empreses requereixen una sol·licitud de compra quan una proposta de compra supera una quantitat determinada. Per exemple, la Universitat de Tufts requereix una comanda de sol·licitud per a la majoria de les compres que superin els 2.000 dòlars. Altres empreses requereixen comandes de sol·licitud per a compres molt més petites. Comandes de compra

Emissió de comandes de compra

Un cop el departament de compres d’una empresa ha aprovat la sol·licitud de compra, emet una ordre de compra al proveïdor extern dels béns sol·licitats, iniciant la transacció de venda. Les comandes de compra han d’incloure certa informació, com ara el nom de l’oficina de compres, els articles que es compren, l’adreça d’enviament, les condicions de pagament, les instruccions de facturació i el número de la comanda. Per ajudar a mantenir els registres, les comandes de compra solen tenir el mateix número que la sol·licitud de compra associada. Un cop el venedor extern accepta la comanda de compra, es converteix en un contracte vinculant tant per al comprador com per al venedor.

Comandes de compra per a transaccions internes

Una sol·licitud de compra és un document intern enviat d’un departament a un altre que sol·licita a l’empresa la compra d’articles d’un proveïdor extern. Normalment, una comanda de compra és un document extern destinat a un tercer com a part d’una transacció de venda. Tot i això, també es pot utilitzar internament. De vegades, un departament d’una empresa vol comprar equips o materials d’un altre departament; en aquests casos, moltes empreses requereixen que el departament de compres presenti una comanda de compra interdepartamental.

Les comandes de compra interdepartamentals poden ser útils per a l'oficina financera o comptable de les grans empreses on els departaments tenen pressupostos operatius separats.