5 tipus de documents comercials
Una empresa utilitza documents per comunicar-se, fer negocis i analitzar-ne la productivitat. Els documents comercials van des de missatges de correu electrònic breus fins a acords legals complexos. Alguns documents són elaborats per empleats i propietaris d’empreses, mentre que altres són redactats per professionals de fora de l’empresa, com ara comptables i advocats. Atès que els documents proporcionen proves dels negocis d’una organització i es poden fer referència durant els propers anys, és important que estiguin ben escrits.
Correu electrònic i memorandums
Els companys de feina solen utilitzar el correu electrònic per transmetre-se informació. Abans que el correu electrònic prevalgués, els memoràndums s’utilitzaven per als missatges intraoficina. Les memòries encara s’utilitzen en situacions en què un missatge s’acompanya a un fitxer específic i en casos que requereixen més privadesa que un correu electrònic.
Tant una nota com un correu electrònic identifiquen el remitent i el destinatari i contenen un assumpte. El text té un format en un o més paràgrafs.
Cartes comercials per a la comunicació exterior
Les cartes comercials s’utilitzen per comunicar-se amb persones fora de l’oficina. Els destinataris poden incloure clients, col·legues d'altres empreses, proveïdors de serveis, professionals que assessoren l'empresa, funcionaris governamentals i sol·licitants d'ocupació. Les cartes comercials solen tenir un format de bloc, en què tots els elements de la carta, excepte el capçal, estan alineats amb el marge esquerre.
Es pot enviar per correu electrònic o lliurar-lo per correu electrònic. Si s’envia una carta al text d’un correu electrònic, el remitent inclou el seu nom, el títol de la feina i la informació de contacte a la part inferior del correu electrònic.
Informes empresarials per transmetre informació
Els informes empresarials transmeten informació en un format més formal i normalment més llarg que una carta. Els informes cobreixen diversos temes, com ara el compliment de la seguretat, les xifres de vendes, les dades financeres, els estudis de viabilitat i els plans de màrqueting. Poden incloure estadístiques, gràfics, gràfics, imatges, casos pràctics i resultats de l'enquesta. Alguns informes es publiquen en benefici dels inversors. Si un informe és periòdic, com ara un informe mensual de vendes, s’utilitza una plantilla per comoditat i per permetre la comparació amb informes anteriors.
Documents transaccionals per dur a terme negocis amb els clients
Una empresa utilitza documents per fer negocis amb els seus clients. Per estalviar temps, aquests documents es poden formatar com a formulari, com ara un formulari de comanda, una pàgina de transmissió, una factura o un rebut. Els tipus de documents transaccionals utilitzats varien una mica per la naturalesa d'un negoci. Un agent d'assegurances, per exemple, genera sol·licituds i pòlisses d'assegurança, mentre que un prestador utilitza sol·licituds de préstec i documents hipotecaris.
En alguns camps, les empreses subscriuen acords i contractes amb altres; aquests documents poden ser redactats per l'advocat de l'empresa.
Documents financers per gestionar l'empresa
Una empresa utilitza documents financers per mantenir-se dins del seu pressupost, preparar propostes pressupostàries i presentar declaracions. Aquests documents inclouen registres de rebuts, informes de nòmines, factures pagades, extractes bancaris, estats de resultats, balanços i formularis d'informes fiscals. El comptable de l’empresa pot preparar aquests documents.
El propietari d’una empresa utilitza aquests documents per determinar l’èxit financer de l’empresa i per identificar àrees poc productives. Un cap de departament pot utilitzar documents financers per preparar una proposta de pressupost.
