Què significa RFP als negocis?
Quan una empresa requereix certes habilitats o equipament, però no pot satisfer aquesta necessitat a casa, es pot emetre una sol·licitud de proposta. La RFP ajuda les empreses a comunicar-se entre elles i promouen una competència sana. Depenent del nombre d'ofertes que vulgui rebre una empresa, es pot enviar una RFP a algunes empreses o pot estar oberta al públic perquè qualsevol empresa faci una oferta.
Sol · licitud de proposta
Les empreses i els organismes governamentals emeten sol·licituds de proposta quan necessiten serveis o equipament d'altres empreses. Publicades en revistes comercials, diaris o en bases de dades en línia, les RFP també es poden enviar directament a empreses, consultors o organitzacions sense ànim de lucre que es considerin capaços d’oferir serveis o equips específics que es basen en una relació de treball prèvia o una reputació dins d’una indústria.
Components de RFP
Una sol·licitud de proposta hauria d’esmentar clarament el servei o l’equip necessari, com ara la finalització d’un projecte o el compliment d’un nombre específic de materials o equips. La RFP hauria d’incloure l’abast del projecte, els lliuraments, el pressupost i totes les fites i terminis. Si sol·liciteu materials o equips, la RFP hauria de proporcionar, a més del nombre total de peces, un pressupost i una data de lliurament. La RFP també hauria d’incloure un termini per a la presentació de propostes i una sol·licitud de materials com currículums, estimacions pressupostàries o una llista d’habilitats i coneixements aplicables. Incloeu la informació de contacte de l'empresa en cas que els licitadors tinguin més preguntes.
Procés de licitació
El procés de licitació s’inicia quan es publica la RFP per a la seva visualització pública. Les empreses i contractistes interessats a complir la RFP haurien de presentar tota la informació sol·licitada abans del termini. Un cop finalitzat el termini, les propostes se sotmeten a un procés de revisió per trobar el candidat més adequat per al projecte. L’empresa es posa en contacte amb l’oferta guanyadora per començar a treballar en el projecte.
Llistes de licitacions
Les empreses poden crear llistes de licitacions, que inclouen contractistes independents i altres empreses amb les habilitats o experiència del sector necessàries per treballar en projectes d’empresa. Les empreses poden acceptar sol·licituds per unir-se a llistes de licitacions d'altres empreses o particulars o bé l'empresa pot convidar altres persones a unir-s'hi. Per mantenir una llista gestionable, és possible que les empreses i els contractistes hagin de tornar a unir-se a la llista cada pocs anys enviant una nova sol·licitud o que hagin d’actualitzar el seu perfil d’empresa per justificar un lloc a la llista.
Respondre a una RFP
Quan respongueu a una sol·licitud de comanda, assegureu-vos de respondre a totes les preguntes i subministrar el material sol·licitat, com ara currículums, referències, testimonis de clients, llista d’habilitats i experiència específiques, nombre d’empleats i altres articles per garantir que reuneixis els requisits per revisar les ofertes. Per exemple, si la RFP inclou un límit màxim de pàgines, mantingueu-vos dins d’aquest límit. A més, assegureu-vos de complir tots els terminis de compra, ja que la majoria d’empreses no acceptaran una oferta presentada més tard de la data de venciment. Prepareu la vostra proposta de manera professional i utilitzeu un llenguatge adequat per a la indústria en què esteu treballant.
