Exemples de controls interns

A totes les empreses els agrada creure que els seus empleats i la seva direcció estan per sobre de qualsevol retret i mai no farien res per fer mal a l’organització. Tanmateix, també és una decisió empresarial encertada disposar de sistemes per garantir que les coses funcionin sense problemes i que no hi hagi cap problema. Els controls interns són mesures de procediment que una organització adopta per protegir els seus actius i béns. A grans trets, aquestes mesures inclouen barreres físiques de seguretat, restricció d’accés, panys i equips de vigilància. Sovint es consideren procediments i polítiques que protegeixen les dades comptables. registres de l’empresa, efectiu i altres actius. Penseu en aquests controls com un tipus d’assegurança; ningú no els vol fer servir mai, però és bo tenir-los en cas que hi hagi un problema.

Exemples de control intern

Els procediments de control intern documenten les transaccions creant una pista d’auditoria. Limiten les accions dels empleats en requerir autorització, aprovació i verificació de les transaccions seleccionades. Segreguen les funcions perquè certes responsabilitats laborals són incompatibles mútuament i, si no es marquen, permeten a una persona un accés excessiu sense supervisió als actius de l’empresa. Cap persona hauria de poder iniciar una transacció i després aprovar-la, registrar la informació als registres comptables i controlar els ingressos que resultin. Els controls interns són preventius o detectius. Els controls preventius estan dissenyats per evitar errors, inexactituds o fraus abans que es produeixin. Els controls detectius pretenen descobrir l’existència d’errors, imprecisions o fraus que ja s’han produït.

Controls en general

Una bona assegurança és el millor control intern d '"últim recurs" que pot tenir un propietari d'una empresa. La cobertura de pèrdues per robatori d’empleats pot significar la diferència entre recuperar-se d’un frau o tancar un negoci. Les asseguradores solen requerir certs controls interns especificats com a requisit previ per a la cobertura. Un exemple és el que requereix un examen previ a la feina dels sol·licitants de llocs clau. Un sistema de formularis empresarials per fer un seguiment de totes les transaccions de l’empresa és un exemple de controls interns. Els formularis comercials creen una pista d’auditoria per fer un seguiment de les vendes, crèdits, reembossaments o devolucions de mercaderies; el moviment d’inventari; compres i comandes a proveïdors; i rebut d’efectiu i pagaments.

Controls preventius

Molts controls de prevenció es basen en el concepte de separació de funcions. Alguns exemples inclouen la prohibició a la mateixa persona de realitzar transaccions relacionades, com ara iniciar i registrar transaccions; fer compres i aprovar pagaments; ordenar i acceptar l'inventari; aprovar venedors i fer pagaments; rebre factures i aprovar pagaments; i autorització de devolucions i emissió de devolucions. Les tasques de preparació i distribució de nòmines i aprovació, redacció i signatura de xecs també haurien de ser realitzades per diferents persones. Alguns exemples de controls interns basats en el concepte d’autorització, aprovació i verificació inclouen la necessitat de revisió supervisora ​​i aprovació de la informació de nòmina abans del desemborsament, la necessitat d’autorització interdepartamental de les dades de nòmina per part dels departaments de comptabilitat i recursos humans i la necessitat d’aprovació prèvia de clients, proveïdors i compres de crèdit. .

Controls detectius explicats

Els controls detectius són controls interns dissenyats per identificar problemes que ja existeixen. Les auditories són un exemple de control detectiu. La conciliació mensual de comptes bancaris, la revisió i verificació de devolucions, la conciliació de comptes d’efectiu petit, les auditories de desemborsaments de nòmines o la realització d’inventaris físics són exemples de controls detectius. Sovint es requereixen controls preventius i detectius combinats per proporcionar una protecció suficient. Els sistemes informàtics requereixen controls preventius mitjançant un ús i un control d’accés acceptables. Cal conservar els registres d’ús de l’ordinador. Els registres són una forma de control detectiu que s’ha de revisar i auditar a intervals regulars.