Avantatges i desavantatges de l’ús del correu electrònic com a eina de comunicació empresarial

El correu electrònic és una forma instantània de comunicació empresarial i és difícil imaginar un lloc de treball que no depengui del correu electrònic per a la majoria de les seves comunicacions internes i externes. Hi ha nombrosos avantatges de la comunicació per correu electrònic, sobretot perquè és ràpida i fiable. Però el correu electrònic comporta diversos inconvenients i els seus avantatges, que a vegades fan que sigui una manera difícil d’enviar informació.

Avantatge: Comunicació ràpida del client

Quan necessiteu enviar un missatge important a un client o soci comercial que es troba a milers de quilòmetres de distància, una de les maneres més ràpides de fer-ho és mitjançant el correu electrònic. L’avantatge que té el correu electrònic respecte al telèfon en la velocitat de la comunicació és que podeu enviar fitxers adjunts amb un correu electrònic que contingui documents importants o fins i tot una presentació per aclarir el vostre missatge. De totes maneres, les trucades telefòniques triguen més en general, perquè heu d’arribar a la persona adequada i atrapar-les quan puguin parlar. En canvi, un correu electrònic es pot enviar ràpidament i estar-los esperant quan estiguin a punt per revisar-lo.

Avantatge: disponibilitat i portabilitat

L’augment de l’ús del correu electrònic ha provocat que els empresaris rebin centenars de correus electrònics cada dia. Tot i així, es poden arxivar milers de missatges de correu electrònic a carpetes de l’ordinador o del dispositiu de comunicació de mà, com ara un telèfon mòbil, per recuperar-los quan els necessiteu. La comoditat del correu electrònic impedeix haver de mantenir les carpetes de fitxers plenes de papers. També fa que la vostra correspondència important sigui fàcilment portàtil sense desplaçar-vos per les carpetes de fitxers difícils de manejar.

Avantatge: redueix els costos d'enviament i correu

A part del cost de la vostra connexió a Internet, el correu electrònic és gratuït. Un dels avantatges de la comunicació per correu electrònic és que podeu enviar tants missatges, fitxers, vídeos, documents i presentacions com vulgueu sense haver de pagar res. Redueix significativament els costos d'enviament i d'enviament de la vostra empresa, així com el temps (i el cost d'aquest temps), que vosaltres o un company de feina dediqueu documents d'embalatge per enviar-los per correu, dirigir-los i enviar-los per correu.

Desavantatge: vulnerabilitat a la pèrdua

Algú necessitaria un esforç manual per accedir a tots els vostres documents impresos importants i destruir-los. Però es poden perdre tots els vostres correus electrònics i tota la informació important amb un simple bloqueig del disc dur. Si emmagatzemeu la vostra informació de correu electrònic en un altre servidor, podríeu perdre les vostres dades si aquest lloc no funciona. Assegureu-vos que utilitzeu un mètode de còpia de seguretat per a correus electrònics importants que vulgueu desar fins i tot per poc temps, com ara copiar-los regularment en una unitat flash.

Desavantatge: accessible per a altres persones

Quan algú us lliura una carta comercial, sou l’única persona que rep aquesta carta. No consideris mai els teus correus electrònics com a privats. Com que el correu electrònic s’envia per xarxes, és possible que altres persones hi puguin accedir o rebre’ls per error. Un pirata pot interceptar un correu electrònic o dirigir-se a una adreça de correu electrònic incorrecta i acabar a la safata d'entrada d'una altra persona. Per tant, aneu amb compte amb la informació que envieu en un correu electrònic. Si no voleu que vegi ningú més, és possible que el correu electrònic no sigui el millor mètode de comunicació. La vostra informació sensible i els vostres missatges són molt accessibles per als pirates informàtics i fins i tot per als destinataris desprevinguts quan utilitzeu el correu electrònic.

Desavantatge: difícil d’interpretar les emocions

Un desavantatge del correu electrònic és que la gent tendeix a tractar-lo com una conversa perquè el correu electrònic pot passar tan ràpidament. Comencen a utilitzar termes argot i intenten continuar converses per correu electrònic. Tanmateix, atès que els destinataris del correu electrònic no es poden veure, els correus electrònics no tenen cap inflexió o emoció de veu que pugui ajudar a una interpretació adequada. Això pot causar i fa males interpretacions de l'emoció que hi ha darrere del correu electrònic, cosa que provoca sentiments ferits, ràbia, ressentiment i moltes més emocions. És una bona idea rellegir els vostres correus electrònics abans d’enviar-los i cercar una redacció que es pugui adoptar de manera negativa.