Funcions de les relacions públiques en una organització

Els professionals de les relacions públiques configuren la imatge d'una organització. Construeixen la marca, difonen el missatge de l’organització i minimitzen l’efecte de la publicitat negativa. En una empresa petita, pot ser que la persona en relacions públiques hagi de fer-se càrrec de totes les funcions (animadora, persona de contacte amb els mitjans de comunicació i deflector de la crítica). En empreses més grans o grans empreses de relacions públiques, els empleats poden tenir funcions més especialitzades per atendre diferents necessitats organitzatives.

Gerent o tècnic

Una manera de dividir els rols és entre tècnics de comunicació i gestors de comunicació. Els tècnics de comunicació són redactors de relacions públiques. Es publiquen notes de premsa, butlletins, contingut del lloc web, discursos, blocs i publicacions a les xarxes socials. Els administradors gestionen el panorama general, avaluant els objectius de RP a assolir o els problemes a resoldre i determinant l’estratègia de RP necessària.

Diferents missions organitzatives

Una altra manera de segmentar les relacions públiques consisteix a veure quins són els diferents rols que compleixen l'organització:

  • La gestió de crisi tracta les emergències que afecten l'organització. Ajuden a establir polítiques per fer front a emergències, com ara qui es comunica amb els mitjans de comunicació i com la direcció comparteix informació amb els empleats.
  • Gestió de relacions estableix estratègies per construir i mantenir relacions amb segments importants del públic, com ara clients i reporters.
  • Gestió d’imatges els professionals treballen per presentar l'empresa com a socialment responsable, compassiva i implicada en la comunitat.
  • Gestió de recursos analitza el pressupost i els recursos per a les relacions públiques de l’organització i esbrina com fer-ne un millor ús.

Una organització sol necessitar el seu equip de relacions públiques per ocupar més d’una funció. Gestionar les relacions i donar forma a la imatge de l’empresa pot generar molta bona voluntat. Quan esclata una crisi o notícies negatives, el paper de relacions públiques ha de ser la minimització de qualsevol dany o retrocés dels esdeveniments.

Diferents conjunts d’habilitat

Diferents funcions de relacions públiques requereixen diferents conjunts d’habilitats. Els tècnics de comunicació de relacions públiques han de ser bons escriptors. El seu talent rau en escriure missatges amb imatges fortes i un llenguatge suggerent que orienten els oients fins al punt que l’organització vol que arribin. Aquests tècnics executen l'estratègia elaborada pels directius.

Els gestors de comunicacions es dediquen més al panorama general. No han de ser ells mateixos escriptors dotats, però marquen els objectius de les persones que ho són. Els gestors de comunicacions tenen un seient a la taula de gestió, discutint sobre l’estratègia, la gestió de recursos i com millorar la imatge de l’empresa o construir relacions tenint en compte els recursos disponibles. De vegades, vigilen les possibles amenaces a l’èxit de l’organització i després elaboren una estratègia de relacions públiques per acabar amb el problema.

Els rols no estan lligats per res més que per habilitat i oportunitat. Un tècnic qualificat pot passar de la gestió d’imatges a la gestió de relacions en diferents situacions. Si els tècnics tenen les habilitats adequades, poden arribar a convertir-se en gestors de comunicacions.