Com fer un W-2 per regalar als vostres empleats

El gener és sempre un mes ocupat per als departaments de comptabilitat i els propietaris de petites empreses, ja que preparen documents fiscals per als empleats i les seves empreses. La declaració de salaris i impostos d'un empleat, coneguda com a W-2, és el document oficial que s'utilitza per informar sobre els ingressos imposables, així com l'import de l'impost retingut per a la Seguretat Social, Medicare i els governs estatals i locals. Aquest important document no només l’utilitza el Servei d’Impostos Interns (IRS) amb fins fiscals, sinó que, al llarg de la vida d’un empleat, l’Administració de la Seguretat Social (SSA) utilitza el seu historial de guanys per determinar l’elegibilitat i els beneficis després de la jubilació.

Comprensió del W-2

Abans de dedicar temps a omplir qualsevol formulari, assegureu-vos que utilitzeu el formulari correcte. Els empresaris estan obligats a omplir els formularis W-2 per a qualsevol empleat al qual hagin efectuat algun pagament, inclosos pagaments sense cobrar, a canvi de serveis durant l'any.

Fins i tot si no sou un negoci oficial, però pagueu a algú com a empleat de la llar, heu de presentar un W-2. Tot i això, si heu pagat un treball a un contractista (no empleat), haureu d’utilitzar un formulari diferent, el 1099-MISC.

Coses que necessitareu

  • Formulari W-2 i formulari W-3

  • Xifres anuals de nòmines

  • Xifres de deduccions anuals

  • Programari de comptabilitat de nòmines

  • Impressora

  1. Trieu el vostre format de presentació

  2. Teniu dues opcions a l’hora de presentar els vostres documents W-2. Podeu emplenar formularis en paper o presentar-los electrònicament al lloc web en línia de Serveis Empresarials de la SSA.

  3. Formularis en paper

  4. Si decidiu utilitzar els formularis en paper, els haureu de demanar a l’IRS. La comanda en línia fàcil està disponible al seu lloc web a www. irs.gov/orderforms. Assegureu-vos de demanar el formulari per a l'any correcte; al gener omplireu formularis per a l'any acabat de completar, no per a l'any en curs. Sempre imprimeix llegible amb tinta negra. Podeu enviar fins a 249 formularis d’empleats mitjançant aquest mètode.

  5. Arxiu electrònic

  6. Una manera més ràpida d’arxivar els vostres formularis és mitjançant el lloc web gratuït Business Services Online (BSO) gestionat per SSA. Haureu de configurar un compte i una contrasenya que s’hauran de canviar periòdicament.

  7. Podeu introduir manualment fins a 50 empleats per enviament mitjançant aquest sistema. També podeu penjar un fitxer salarial formatat per a un gran nombre d’empleats. Les instruccions per al format es poden descarregar des del lloc web BSO.

  8. Recopileu informació salarial dels empleats

  9. Executeu informes resumits de nòmines per a cada empleat. Els informes haurien de detallar quants diners es van pagar durant tot l'any, així com la quantitat d'impostos retinguts per l'impost federal sobre la renda, els impostos estatals i locals, la Seguretat Social i els impostos de Medicare.

  10. Introduïu dades a cada formulari

  11. Seguiu les instruccions proporcionades per l'IRS per emplenar cada formulari W-2. Introduïu la informació següent:

    • Nom, adreça i número de la Seguretat Social de cada treballador
    • El nom de la vostra empresa, l'adreça, el número d'identificació empresarial (EIN) i el número d'identificació de l'estat
    • Total de salaris, propines i altres indemnitzacions
    • Total dels impostos de cada categoria
    • Ajornaments electius o contribucions Roth IRA designades, si s’escau
    • Cost imposable de l’assegurança mèdica o de vida pagada per l’empresari, si s’escau
  12. Quan introduïu dades en formularis en línia, deseu-les després de cada entrada. Podeu sortir del lloc web si ho necessiteu i tornar a completar el vostre treball més endavant.

  13. Reviseu els vostres W-2 completats

  14. Després d’introduir tots els vostres empleats W-2, comproveu-ne la precisió. El SSA recomana imprimir còpies no oficials i lliurar-les als seus empleats perquè les revisin. Comproveu específicament si hi ha ortografia de nom, adreces correctes i números de la Seguretat Social correctes. Si envieu els formularis i trobeu errors més endavant, haureu de tornar a enviar un formulari corregit.

  15. Imprimiu i distribuïu els vostres formularis

  16. Quan tot estigui verificat com a correcte, imprimiu els vostres W-2 i distribuïu-los als vostres empleats. Assegureu-vos d'enviar-los per correu electrònic com a màxim el 31 de gener per complir el termini límit de l'IRS.

  17. Envieu formularis a SSA

  18. L'últim pas és arxivar tots els formularis amb l'SSA. Tot i que l’IRS i els governs estatals i locals utilitzen el W2 per verificar els ingressos, és l’Administració de la Seguretat Social qui supervisa la presentació d’aquests documents. Tant amb els mètodes en paper com electrònics, també rebreu un W-3, que és el formulari de transmissió de salaris i declaracions fiscals; s'ha d'enviar juntament amb cada lot de W-2.

  19. Penseu en el W-3 com la targeta "totals". Enumerareu tota la informació identificativa de l’empresari i les quantitats totals pagades o retingudes en cada categoria reportada per a tota la vostra empresa. També proporcionareu el nombre total de W-2 individuals enviats per la vostra empresa. El W-3 actua com un control per identificar qualsevol error amb la vostra tramesa.

  20. Consell

    No imprimiu una còpia de la versió vermella del formulari W-2 que es troba al lloc web de l'IRS i envieu-la per correu electrònic a SSA. El formulari no es pot escanejar i no s’acceptarà; fins i tot pot ser penalitzat. En lloc d’això, demaneu formularis en paper directament des de l’IRS i envieu-los per correu o envieu-los electrònicament a l’Administració de la Seguretat Social a través del seu lloc de serveis en línia.