Exemples de problemes de comunicació en el lloc de treball

Els problemes de comunicació al lloc de treball poden tenir un impacte negatiu en la moral, la productivitat i les relacions de treball interdepartamentals. Quan no es comprova, els problemes de comunicació en curs poden reduir els beneficis, augmentar el volum de negoci i generar errors que afecten negativament la imatge pública de l’empresa. Reconèixer i tractar problemes comuns pot solucionar els problemes abans que se’ls escapi de les mans. Vigileu els problemes habituals de comunicació en el lloc de treball i solucioneu-los ràpidament.

No comunicar-se completament

En un lloc de treball dominat per respostes ràpides mitjançant missatges de text i correu electrònic, es poden perdre, ignorar o malentendre els detalls. Respondre "sí" a una sèrie de preguntes en un correu electrònic no està clar. Respondre "D'acord" quan se us pregunta si podeu revisar un document no tracta la qüestió d'on resideix el document, quin tipus de revisió se sol·licita o quan s'han de tornar les modificacions.

Solució: Feu que les sol·licituds de correu electrònic siguin clares i detallades i que les respostes siguin completes i completes. Abans de prémer Envia, pregunteu-vos:

  • He respost completament a cada pregunta?

  • El destinatari tindrà alguna pregunta pendent després de llegir el meu correu electrònic?

Suposant que algú més tingui la pilota

Quan formeu part d’una sessió de pluja d’idees de grup, d’un correu electrònic de grup o d’un projecte de grup, sempre hi ha el potencial d’assumir que algú més té una tasca coberta. Quan tothom assumeix que algú altre maneja coses, inevitablement es deixa caure la pilota, cosa que comporta assenyalar els dits, culpar-se i perdre els terminis.

Solució: En qualsevol dinàmica de grup, cal que hi hagi una persona puntual per establir i aclarir els rols al final de la discussió o debat. Un correu electrònic de grup que explica qui fa què i quan racionalitza les iniciatives de grup.

No s'autoedita

L’autoedició és una bona tècnica empresarial per aprendre tant en formes escrites com verbals. No tenir en compte el que esteu a punt d’escriure o dir pot provocar un trencament de la comunicació, ja sigui perquè no articuleu completament els vostres pensaments o perquè reaccioneu sense pensar, cosa que provoca sentiments ferits i malentesos.

Solució: Abans de prémer Envia, comproveu si hi ha contingut, ortografia, gramàtica i validesa. A continuació, comproveu el to per assegurar-vos que el destinatari no pugui interpretar malament les vostres paraules. Quan parleu en un entorn climatitzat, trieu les vostres paraules amb cura i passeu-les pel filtre mental almenys una vegada abans de dir-les en veu alta.

No estar preparat

Si arribeu tard a una reunió o us apropeu a un termini i no esteu preparat, pot ser que tingueu la temptació de fer-ho. Quan no esteu preparat, es poden produir errors, malentesos i fins i tot la mala direcció d’un projecte o tasca.

Solució: Estigueu organitzats i preparats. Si no ho és, és millor admetre que necessiteu més temps que llançar una idea contra la paret i esperar que s’enganxi.

Utilitzant l'eina de comunicació incorrecta

Hi ha vegades que un correu electrònic és adequat i altres quan és més adequada una trucada telefònica o una reunió presencial. Jutjar malament la situació i triar l’eina equivocada pot provocar un trencament de la comunicació i crear confusió, incomprensió i sentiments ferits.

Solució: Si intercanvieu informació poc sensible cada dia, el correu electrònic està bé. Si intenteu desenredar una situació enganxosa plena de desinformació, una trucada telefònica o una sessió de Skype permeten un intercanvi d’anada i tornada més eficaç. Si publiqueu males notícies o teniu un debat seriós o controvertit, la millor opció és un enfocament presencial. Permet llegir el llenguatge corporal, mesurar el temperament i establir un contacte personal.

Dir massa

De vegades compartim en excés quan parlem abans de pensar. Altres vegades, xafardegem i intercanviem informació inadequada. De vegades, la deixadesa resulta en compartir o alliberar informació personal o confidencial; penseu en un escenari en què accediu accidentalment a "respondre a tots" o "reenviar" en una conversa per correu electrònic en què vostè i un company de professors parlen en termes despectius sobre un client.

Solució: Feu èmfasi en la necessitat de confidencialitat en el lloc de treball, feu reunions sensibles a porta tancada, abstingueu-vos de posar informació confidencial o confidencial al correu electrònic i deixeu de xafardejar.

Les comunicacions eficients i eficients comencen de dalt a baix. Si encara no disposeu d’una política de comunicacions sobre bones pràctiques, creeu-la i utilitzeu-la per a esdeveniments d’orientació i formació del personal. A més, tingueu en compte que, de vegades, un problema que apareix com a resultat d’una mala comunicació pot ser pràctiques comercials ineficaços, mala organització o habilitats de gestió del temps escasses. Abans de culpar els problemes de comunicació, avalueu les altres causes de la ruptura de les operacions efectives.