Importància de la política empresarial

Cada empresa té una manera d’operar i fer les coses. Les empreses i els líders d’empreses sense polítiques comercials clares sovint tenen subordinats que prenen decisions que no s’uneixen al que realment vol veure el lideratge. Els plans de política empresarial clars, concisos i escrits ajuden qualsevol empresa a mantenir la coherència en les operacions i alleuja el lideratge de la necessitat de microgestió. Quan es creen i s’utilitzen polítiques empresarials, hi ha una normalització de com l’empresa ofereix productes o serveis als consumidors.

Què hi ha en una política empresarial?

Una política comercial és un conjunt de regles definides pel propietari o el lideratge de l’empresa. Algunes polítiques estan definides per regulacions, com ara les lleis federals de privadesa, mentre que altres estan dissenyades pel lideratge corporatiu per assegurar-se que les coses es fan segons certs estàndards. Les polítiques comercials es troben generalment al manual d’operacions o al manual dels empleats. Tot i que diferents empreses poden tenir polítiques diferents, qualsevol política comercial té les mateixes set funcions. Una política empresarial ha de ser específica, clara, uniforme, adequada, senzilla, inclusiva i estable.

  • Específics: Si una política no és específica, la implementació esdevé incoherent i poc fiable. Per exemple, "Els empleats no poden aparcar al pàrquing de convidats".

  • Clar: Una política empresarial no té cap ambigüitat. Està escrit en un llenguatge fàcil d’entendre. Per exemple, "L'alliberament immediat de l'ocupació és el resultat que els conductors de l'empresa tinguin dos punts en el seu historial de conducció".

  • Uniforme: La política ha de ser un estàndard que tothom pugui seguir des de la direcció superior fins als treballadors de la planta. Per exemple, "Qualsevol persona que entri a l'obra ha de tenir en tot moment barret de protecció, sabates i ulleres".

  • Apropiat: Les polítiques empresarials han de ser rellevants per als objectius i les necessitats organitzatives. Per exemple, "les acusacions de discriminació i assetjament sexual s'investiguen amb mesures disciplinàries aplicables en funció dels resultats de la investigació".

  • Senzill: La política s'ha d'entendre per tot el que s'aplica a l'empresa. Per exemple, "No fumar a menys de 100 peus de les operacions de soldadura designades per les línies de sòl grogues pintades".

  • Inclusiu: Una política empresarial no és quelcom rellevant per a un grup petit de l'empresa, sinó que ha d'abastar un ampli abast i incloure tothom. Per exemple, "Cal vestimenta empresarial en tot moment a l'oficina o a la reunió amb els clients".
  • Estable: Es refereix a la implementació. Si es produeix un incident, la política hauria de ser estable de manera que no hi hagi indecisió a l'hora de seguir-la. Per exemple, "Els telèfons mòbils no estan permesos a la sala de conferències".

Una política empresarial pot ser flexible en el canvi de paràmetres en el negoci, la indústria o el mercat. L’ús d’aquestes funcions com a guia per crear qualsevol política comercial ajuda els líders empresarials a mantenir una estructura congruent a l’empresa. Ser àgil en els negocis i adaptar-se als comentaris dels empleats, els consumidors i el mercat és el que manté les grans empreses amb èxit.

Importància dels plans de política empresarial

Les polítiques comercials són importants i afecten des de responsabilitats legals fins a la satisfacció dels empleats i una imatge pública positiva. Les polítiques asseguren que tothom estigui a la mateixa pàgina pel que fa a les expectatives de certes coses. Un negoci pot tenir polítiques pertinents a diferents aspectes de l’empresa. Pot haver-hi polítiques de seguretat, polítiques de contractació de recursos humans i polítiques contra la discriminació. També pot haver-hi polítiques relacionades amb el codi de vestimenta dels empleats, els horaris dels dinars, el descans i les vacances. Altres polítiques són rellevants per a l’experiència del client, incloses les salutacions als clients, la gestió de trucades telefòniques i els detalls del lliurament del producte.

Totes aquestes polítiques creen un entorn de treball positiu. Els empleats que se senten segurs al treball de lesions o discriminacions són més feliços i més productius. Aquest és un aspecte important de la productivitat que tots els empresaris han de tenir en compte. Quan els empleats tenen directrius específiques sobre el codi de vestimenta, la programació i la sol·licitud de temps lliure, allunya el camp i protegeix els empleats del favoritisme. Establix el to de la dinàmica de l’oficina i la base per al treball en equip. Simplement organitzar els horaris requereix treballar en equip, o almenys tenir en compte altres persones de l’equip.

Quan es tracta de polítiques d’operacions i l’experiència del client, és imprescindible per a operacions coherents i poder solucionar problemes potencials. Si la política és fer un seguiment després de lliurar un producte i això no passa, els administradors poden orientar aquest segment del procés a rendiments més elevats.

Establir una cultura corporativa

Quan les polítiques s’estableixen clarament en un pla escrit, s’estableixen expectatives. Això comença a establir una cultura corporativa de què fer, què no fer i com actuar. Els empleats als quals se'ls dóna expectatives en un format clarament esbossat, són més capaços de complir aquestes funcions i tendeixen a apartar-se menys del "guió" que els empleats que treballen en empreses que no tenen polítiques per escrit.

Per descomptat, les polítiques no signifiquen res si la direcció no les implementarà. Algunes polítiques, com ara la seguretat i la discriminació, tenen ramificacions legals i afecten directament la productivitat i la satisfacció del client. Si un gerent no exigirà que els empleats compleixin la política de revisió de sis mesos després de la compra, l’empresa pot perdre el negoci i el gerent tindrà més dificultats per iniciar la política d’aplicació.

Per exemple, Google té una cultura corporativa molt orientada als empleats, cosa que significa que els pares poden ajustar els horaris al voltant de l’horari de cura dels fills; els propietaris de gossos poden portar Fido a treballar i es permet als empleats dedicar part del seu temps a projectes personals que voldrien desenvolupar, no només en el projecte assignat. Es tracta de molta flexibilitat que es descriu amb paràmetres molt clars per part de l’empresa, de manera que els empleats saben on es troben els límits. Com a resultat, Google és un lloc on la gent li agrada treballar i aquesta política ha fet que Google es converteixi en un líder mundial en tecnologia.

Formació en política empresarial dels empleats

Els líders empresarials han de formar els empleats en la política empresarial. Tots els empleats han de rebre un manual dels empleats que descrigui totes les polítiques en un document central. Les actualitzacions s’han de difondre per escrit com a esmenes al manual. En cas que el manual quedés obsolet, s'hauria de revisar de manera que els canvis implementats recentment s'integrin al manual dels empleats.

Els empresaris també haurien de mantenir el manual accessible a través del núvol o dels portals en línia perquè els empleats hi puguin accedir si hi ha alguna pregunta. A més, en tenir-lo en línia, no hi ha excusa perquè cap empleat digui que no ho sabia.

Però això no és suficient. Els empresaris haurien de realitzar sessions de formació per revisar les polítiques clau. Moltes empreses estan realitzant formació sobre inclusió, ajudant els empleats a comprendre millor quin tipus de llenguatge o accions es poden percebre com a assetjament o discriminació. No suposeu que els empleats saben del bé al mal. Entreneu-los a entendre-ho. Això ajuda a mantenir l’empresa i l’empleat fora dels problemes legals.

El mateix passa amb les operacions. Si necessiteu que els empleats segueixin un script específic al telèfon, reviseu-lo amb ells i feu un joc de rol. Això també és vàlid per a les interaccions personals. No només reviseu els processos de venda. Preneu-vos el temps per revisar possibles problemes d’atenció al client, de manera que els empleats estiguin millor formats per abordar els possibles problemes durant el dia. Com més un empleat pugui fer front als problemes dels clients, menys es redirigeix ​​a la cadena de comandament cap al lideratge. Això allibera els líders empresarials per centrar-se en les estratègies de creixement i desenvolupament.

Infraccions a la política empresarial

És important ser coherent amb qualsevol política comercial. Fins i tot una cosa tan senzilla com que "a tots els treballadors fora del lloc hi haurà la camisa ficada", cal una gestió. Com ja s'ha comentat, no es pot triar i decidir quan implementar una política. Això crea confusió i animositat entre els empleats que no saben quina versió del cap arribarà en un dia determinat.

Si s’implementa i gestiona de manera constant una política empresarial, haureu de responsabilitzar els empleats de les infraccions. Hi hauria d’haver un procés o protocol per seguir la gestió que sigui adequat per a l’acció. Això us ajuda a documentar què passa amb els empleats i a determinar si cal alliberar algun empleat.

Per exemple, si la política és que tots els homes portin corbata i que totes les dones portin pantimedies, el procés de violació pot ser un advertiment verbal seguit d’un escrit al fitxer de l’empleat. La reiteració de les infraccions comportaria una acció disciplinària addicional, com ara la llibertat condicional o fins i tot la suspensió. D'altra banda, si la política és que cal dur un barret dur al lloc en tot moment, la infracció es converteix en un problema de seguretat i requereix una acció immediata, inclosa la redacció i eliminació del lloc.

Les polítiques que giren al voltant de legalitats com l’assetjament i la discriminació haurien d’exigir la implicació d’experts legals, les forces de l’ordre si fos necessari i realitzar una investigació per determinar la veritat. Es poden separar les persones i es poden ajustar les tasques laborals a l'espera de la investigació, però acomiadar poques vegades és adequat abans de concloure la investigació.

Importància de la vostra política comercial

Les polítiques i els mètodes d’implementació que trieu com a líder empresarial afectaran directament el rendiment dels vostres empleats. Alguns líders empresarials no volen tenir-ho tot en un format rígid, mentre que d'altres volen implementar processos específics en totes les etapes del procés operatiu de l'empresa. Aquesta és la decisió del propietari d’un negoci.

Tingueu en compte que algunes polítiques i procediments estan dissenyats per evitar problemes legals, mentre que d'altres estan dissenyats per crear una imatge, experiència i cultura de l'empresa. Un líder empresarial ha de ser conscient de com les polítiques afecten el seu equip. Si un codi de vestimenta s'està convertint en un problema per a la majoria dels empleats, una nova política, com ara una política informal de divendres, podria canviar la dinàmica de l'oficina en una direcció positiva. Si no existeix cap política de telefonia mòbil, però els empleats dediquen hores a trucades personals, missatges de text i xarxes socials, s’hauria d’implementar una nova política amb formació per gestionar la productivitat. Els gerents haurien d’avaluar regularment les polítiques de l’empresa i la seva eficàcia per a l’èxit del negoci.

Construint polítiques empresarials

L’establiment de polítiques generalment comença amb un propietari d’empresa o el seu equip de lideratge inicial que escriu un manual i un pla de negocis per a empleats amb missió i visió. L’equip ha de considerar quines són les polítiques estàndard regulades per les regulacions estatals i federals. Algunes polítiques regulades inclouen polítiques de privadesa, normes antidiscriminatòries, pagues extraordinàries i vacances i fins i tot programes de salut.

La majoria de les empreses trobaran que aquestes regles regulades són similars entre moltes empreses, tot i que algunes empreses van decidir anar més enllà de les polítiques requerides. Després hi ha les operacions i les polítiques culturals. Aquests inclouen la imatge que els líders volen que tingui l’empresa i la cultura corporativa interna que treballen per establir. Tot, des del codi de vestimenta fins al fumar a la feina, podria estar definit per una política comercial.

Un cop es creen les principals polítiques, els líders empresarials han de mantenir un impuls sobre la manera com els empleats i els clients responen a les polítiques. Si una política té un impacte negatiu en la productivitat global de l’empresa, s’ha de buscar retroalimentació i considerar els ajustos necessaris. Tots els líders empresarials han de tenir això com la seva pròpia política d’èxit. Les empreses són entitats fluides que sempre canvien. Ser massa rígid pot comportar un rendiment negatiu i resultats negatius. De vegades, la resolució de problemes de producció comença amb la resolució de problemes de polítiques empresarials.