Diferència entre la factura Pro Forma i la factura comercial
Una factura proforma és una especulació, una millor conjectura sobre el cost d’una comanda abans d’omplir-la. Les factures pro forma s’utilitzen habitualment per importar i exportar, especialment quan el comprador i el venedor no tenen antecedents de col·laboració.
Una factura comercial reflecteix una situació real, que mostra els preus i les quantitats del que realment s’ha venut. Els documents poden tenir un aspecte essencialment igual, però la versió proforma reflecteix una situació que no és necessàriament real, tot i que reflecteix les millors suposicions del venedor pel que fa a la factura comercial final.
Consell
Una factura proforma proporciona una estimació de l'import final d'una comanda. Una factura comercial mostra l'import final que s'hauria de pagar. Les factures pro forma s’utilitzen en la importació i exportació per declarar el valor de les mercaderies per a duanes. Les factures comercials s’utilitzen en la comptabilitat per pagar factures.
Finalitat de les factures comercials i Pro Forma
L’objectiu d’una factura proforma és donar al client una idea clara del que pot esperar. És una estimació de bona fe que mostra el que es pot saber per endavant, com ara preus i condicions, i un import mitjà de facturació per als tipus d'articles que es sol·liciten. Un client també pot utilitzar una factura proforma per decidir si realitza o no una comanda.
L’objectiu d’una factura comercial és sol·licitar el pagament d’articles realment venuts mostrant l’import que s’hauria de pagar realment.
Usos de Pro Forma i factures comercials
Un venedor pot proporcionar una factura proforma en una situació en què és impossible predir un preu exacte, però és possible donar una idea general dels propers càrrecs. Una factura proforma també pot ser una oportunitat per establir les variables que poden reflectir l’import de la factura final, com ara problemes inesperats que poden sorgir en omplir una comanda. Algunes factures proformes proporcionen paràmetres per a possibles variacions, com ara dir que una tirada pot arribar a ser superior o inferior al 10 per cent de l'import ordenat. Els importadors utilitzen factures pro forma quan declaren el valor de les mercaderies en un enviament per al despatx de duana.
Una factura comercial s’utilitza per proporcionar un extracte final que reflecteixi el que ha passat durant el procés d’omplir una comanda o completar un projecte. El client utilitzarà aquesta declaració per pagar la factura i la conservarà a efectes fiscals i comptables.
Format de factures Pro Forma i comercials
Una factura proforma pot semblar gairebé exactament igual que una factura comercial. Tanmateix, hauria d’estar clarament etiquetat com a “pro forma” o amb un altre llenguatge que reflecteixi el fet que només és una estimació i no s’hauria de pagar fins que no s’hagi acabat el treball i no s’hagi emès la factura final.
Comptabilitat de factures Pro Forma i comercials
Una factura proforma és útil per pressupostar. Dóna al vostre negoci una idea general de l’import que s’haurà de pagar i de quan s’haurà de pagar. És necessària una factura comercial per pagar la factura i assenyalar-la com a despesa. S'ha de conservar i arxivar per obtenir referències i fer una còpia de seguretat de la informació comptable en cas d'auditoria.
