Com formatar una carta comercial professional en Word

Una carta comercial és un document que s’utilitza per a la correspondència formal entre una organització i els seus clients, empleats, socis o altres parts interessades. La formalitat de la carta comercial sovint depèn de la marca de l’empresa, del propòsit de la carta i de la relació entre l’emissor i el receptor. En qualsevol cas, és important entendre les convencions de l’escriptura de cartes comercials perquè pugueu ajustar-les en funció de les vostres necessitats específiques.

Selecció d’un format i d’una plantilla

Decidiu si la vostra carta s'enviarà al destinatari en format paper o per correu electrònic. Això dependrà del propòsit de la carta i del destinatari. Es poden enviar cartes comercials amb propostes de vendes als clients, detallant els punts clau de la proposta. També es poden utilitzar per proporcionar una referència per a un empleat. Esbrineu com li agradaria al destinatari la informació que envieu i utilitzeu aquest format.

Hi ha plantilles de cartes comercials disponibles a Microsoft Word que es poden utilitzar per donar format al contingut. En la majoria dels casos, les cartes comercials segueixen un format de lletra d’estil de bloc, cosa que significa que tot el text es justifica a l’esquerra de la pàgina. La lletra és espaiat simple, amb espais dobles entre paràgrafs. Un espai doble també es coneix com a retorn de carro, i es pot fer prement "Enter" al teclat.

Configuració de marges

A la majoria de plantilles de cartes comercials, els marges de la carta es defineixen a 1 polzada a tots els costats de la pàgina. En alguns casos, és possible que hàgiu d’ajustar els marges de la vostra carta comercial. Per exemple, si la vostra carta comercial acompanya altres documents, com ara una proposta de vendes o fulls de càlcul que tinguin marges diferents, és possible que vulgueu ajustar els marges de la carta perquè coincideixin amb la resta de documents, proporcionant un aspecte coherent al destinatari.

Selecció de tipus de lletra

Els tipus de lletra es classifiquen en dues àrees: serif i sans serif. Els tipus de lletra Serif tenen un petit traç sortint que s’uneix a les línies més grans. Times New Roman, Garamond i Bookman Old Style són exemples de fonts serif. Els tipus de lletra Serif solen ser millors per als materials impresos. La majoria de les empreses utilitzen Times New Roman.

Les fonts sense serif no tenen els petits traços que sobresurten a les línies més grans de les lletres. Exemples de tipus de lletra sans serif són Arial, Helvetica i Verdana. En general, els tipus de lletra sans-serif s’utilitzen millor per als materials en línia. Independentment de si escolliu un tipus de lletra serif o sans-serif, el millor és evitar tipus de lletra novedosos com Comic Sans o qualsevol cosa amb escriptura cursiva, ja que poden ser difícils de llegir i semblar poc professionals.

La mida del tipus de lletra que trieu pot dependre de la quantitat de contingut que tingueu per a la vostra carta i altres materials que envieu. Feu coincidir la resta de materials si és possible per coherència. El més habitual és que les cartes comercials s’escriguin amb una mida de lletra de 10 o 12 punts.

Redacció de Preliminars

Comenceu la carta comercial amb la vostra informació de contacte, inclosos el vostre nom, el càrrec, l'adreça, el número de telèfon i el correu electrònic. Utilitzeu línies d'un espai únic i després un doble espai abans de la data.

Escriviu la data en el format mes, dia, any. Afegiu un altre espai doble i, a continuació, escriviu a la informació de contacte dels destinataris. Comenceu pel nom, el càrrec, el nom de l’empresa, l’adreça, el telèfon i el correu electrònic, tots a un sol espai.

Després, afegiu un doble espai i escriviu la salutació. En les cartes comercials, és habitual utilitzar "Per a" o "Benvolgut", seguit del nom complet o el seu títol més el cognom. A les cartes comercials, utilitzeu dos punts després del nom, en lloc d’una coma, com a les cartes personals.

Comunicació del missatge als paràgrafs del cos

Introduïu un espai doble i comenceu a escriure els paràgrafs del cos. Aquests han de ser espaiats únics, amb un doble espai entre cada paràgraf. Mantingueu el contingut breu i clar. Indiqueu el motiu de la carta, algunes dades de suport i, si cal, una crida a l’acció.

Tancament amb una salutació adequada

Afegiu un altre espai doble i finalitzeu la carta amb un tancament adequat, com ara "Sincerament" o "Gràcies pel vostre temps". Introduïu uns quants espais dobles per deixar espai a una signatura i, a continuació, escriviu el vostre nom complet. Si imprimiu la carta, la podeu signar amb tinta blava o negra. Si envieu la carta per correu electrònic, podeu utilitzar una signatura electrònica.

Si envieu documents addicionals amb la carta, podeu fer doble espai després del vostre nom i escriure "Recintes". Després, indiqueu els noms dels documents que envieu a la següent línia.