Deures d’un recepcionista de recepció

La contractació d’una recepcionista de recepció que serveixi de rostre a la vostra empresa comença amb una descripció del treball ben redactada que descrigui els deures del lloc. Incloeu a la descripció de la feina les responsabilitats típiques que requereixen els recepcionistes, però no dubteu a afegir tasques específiques per al vostre negoci, com ara gestionar la finalització de la documentació introductòria quan arribin nous clients. Sempre que la descripció del lloc sigui clara per endavant i vinculi els deures amb un sou just, us pot ajudar a trobar la persona perfecta per al lloc de treball.

Salutació de visitants de negocis

Un dels deures bàsics d’una recepcionista de recepció és saludar els visitants. La recepcionista és la primera persona, i de vegades única, que es pot reunir amb els visitants de la vostra botiga o oficina. Tot i que es tracta d’un paper d’entrada, un recepcionista reeixit ha de ser alhora un comunicador excel·lent i un administrador fort, que interactuï còmodament amb persones de totes les conviccions i nivells professionals.

Quan arribin els hostes, la recepcionista els haurà de donar una calorosa benvinguda, de vegades prenent-se l’abric, proporcionant refrescos i responent a preguntes bàsiques sobre el negoci, com ara les hores de funcionament. La recepcionista hauria de fer que sigui un punt prou coneixedor per proporcionar una breu explicació dels productes i serveis que ofereix la vostra empresa.

Respondre a les trucades entrants

A més de les salutacions presencials, un recepcionista de recepció és l’encarregat de respondre a totes les trucades entrants. En funció de la mida de la vostra empresa, la recepcionista hauria de tenir coneixements del vostre sistema telefònic per dur a terme aquesta tasca. Seleccionant les trucades segons es demani, la recepcionista envia les trucades al destinatari adequat, prenent i retransmetent missatges segons sigui necessari.

Distribució de correu entrant

En algunes empreses, una recepcionista de recepció supervisa la distribució del correu entrant i sortint. Quan arriba el correu, la recepcionista l’ordena eliminant el correu brossa i identificant peces de màxima prioritat. El correu es distribueix segons la política de l'empresa.

Un recepcionista de recepció pot lliurar a mà cada tros de correu directament al destinatari o bé col·locar els paquets en una ranura de correu adequada entre oficines. La recepcionista també signa els paquets prioritaris o nocturns quan arribin.

Preparació del correu de sortida

Diàriament, la recepcionista prepara correus de sortida per ser recollits pel servei postal o per missatgeria nocturna. Si una persona o empresa necessita documents a corre-cuita, la recepcionista es posa en contacte amb un servei de missatgeria i li proporciona totes les instruccions necessàries.

Tasques administratives i administratives

Un recepcionista de recepció també pot realitzar diverses tasques administratives, com ara redactar correspondència, preparar fulls de càlcul financer i crear presentacions. La gestió dels calendaris dels membres de l’equip sènior i la realització de viatges de negocis també pot ser competència de la recepcionista de recepció en empreses petites o mitjanes. La recepcionista de recepció també s’encarrega de vegades de demanar subministraments d’oficina, arxivar documents, fer fotocòpies i enviar i rebre faxos. En alguns casos, la persona situada davant també pot realitzar tasques de comptabilitat lleugeres.